Mails effektiver nutzen

• Weniger E-Mailverkehr innerhalb des Unternehmens durch Vermeidung von x-fachen Weiterleitungen von E-Mails
• Weniger Kosten durch weniger Speicherbedarf 
• Vorhandene E-Mailkonten einfach integrieren und mit dem gewohnten E-Mail-Client weiterarbeiten
• Sofortige Einsehbarkeit der E-Mails für alle den Vorgang betreffenden Mitarbeiter, z.B. auch an anderen Standorten/Filialen
• Rechtskonform archivieren nach GDPdU- und AO-Richtlinien
• Zentrale Ablage der E-Mails in elektronischen Aktenordnern
• Keine Missverständnisse durch unterschiedliche Informationsstände
• Verwendung der E-Mails in Workflows

Mit agorum® core lassen sich bereits vorhandenen Mailkonten ganz einfach in das Dokumentenmanagement einbinden. Damit können Mails automatisch elektronischen Akten zugeordnet und rechtskonform archiviert werden.

Daraus ergeben sich viele weitere Vorteile. Mails lassen sich automatisiert zentral in elektronischen Akten ablegen, beispielsweise in Kunden- oder Projektakten. Die Mails sind so für alle berechtigten Personen schnell einsehbar und jeder greift auf dieselbe Version zu. Es wird dadurch vermieden, dass Mails durch mehrmaliges Weiterleiten an alle beteiligten Mitarbeiter zigfach multipliziert werden, und es kursieren somit auch keine unterschiedlichen und womöglich veränderten Varianten derselben Mail.

Die Ablage in den elektronischen Akten gewährleistet einen schnellen Blick über alle notwendigen Unterlagen, da alle relevanten Dokumente einschließlich der Mails in einer Akte zusammengefasst sind. Zudem können alle in agorum® core hinterlegten Mails samt Ihrer Anhänge im Volltext durchsucht werden und sind somit schnell und einfach wieder auffindbar.

agorum® core kann aber noch mehr! E-Mails können auch in Workflows integriert werden oder diese sogar auslösen. Beispielsweise, kann eine E-Mail die über ein Kontaktformular auf der Website verschickt wurde bei der Verkaufsabteilung einen Vertriebsworkflow auslösen.