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Dokumentenmanagement

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Outlook als zentrale Oberfläche für DMS,
E-Mail und Groupware

Das agorum® core Outlook-Plugin integriert
Ihr DMS in Outlook.

Direkt aus Outlook auf Ihr DMS zugreifen und E-Mails per Drag & Drop archivieren

In den meisten Unternehmen mit Windows-Umgebung ist Outlook als E-Mail-Client und Groupware-Oberfläche seit Jahren etabliert. Damit ist Outlook die Software im Berufsalltag, mit der viele Nutzer am häufigsten arbeiten. Das agorum® core Outlook-Plugin integriert das Dokumentenmanagement-System vollständig und nahtlos in die Outlook-Oberfläche und ermöglicht Ihren Mitarbeitern den vollen Zugriff auf das DMS, ohne zwischen unterschiedlichen Oberflächen wechseln zu müssen.

Ihre Nutzer greifen über das Outlook-Plugin auf alle Dokumente im DMS zu, archivieren E-Mails per Drag & Drop in elektronischen Akten und starten mit einem Klick Workflows, um beispielsweise E-Mails oder Dokumente in Freigabe- oder Archivierungsprozesse zu lenken. Zudem stehen ihnen eine integrierte Dokumentenvorschau und die umfangreiche, individuell auf alle denkbaren Bedürfnisse anpassbare Suchfunktion von agorum® core zur Verfügung.

Direkter Zugriff auf alle Dokumente im DMS

Über das agorum® core Outlook-Plugin haben Ihre Nutzer Zugriff auf alle Dokumente im DMS, ohne Outlook verlassen zu müssen. Im unteren Bereich steht dafür die gewohnte Windows-Explorer-Ansicht zur Verfügung, mit der sich die Benutzer wie gewohnt durch die Verzeichnisse klicken können. Dateien lassen sich ganz normal per Doppelklick öffnen und über das Kontextmenü ausschneiden, kopieren, löschen und umbenennen. Zudem können Sie Notizen direkt an das Dokument anhängen. Arbeiten Sie mit mehreren Monitoren, lässt sich das Plugin auch ausdocken und frei platzieren. 

E-Mails einfach per Drag & Drop in elektronischen Akten ablegen

Die E-Mails aus Ihrem Posteingang können Sie einfach per Drag & Drop im DMS ablegen. Sie suchen einfach das richtige Verzeichnis über die Suchfunktion und ziehen die E-Mail inklusive Anhang in den Ordner. Bei Bedarf kann das Plugin zum Beispiel so konfiguriert werden, dass sich beim Ablegen einer Datei ein Formular öffnet, in das weitere Metadaten zur Ablage eingegeben werden können.

Volltext- und Metadatensuche direkt in Outlook

Ihre Dokumente finden Sie am schnellsten über die Suchfunktion von agorum® core. Die komplette Suchmaske steht Ihnen im Outlook-Plugin zur Verfügung. Sie können mit einem Suchbegriff alles im Volltext durchsuchen oder die Suche über Metadaten, wie Dokumententyp, Aktentyp oder Datum eingrenzen. 

Dokumente sofort betrachten mit der Preview-Funktion

Alle gängigen Dateiformate, wie z.B. Office-, Bild- oder PDF-Dateien, lassen sich als Vorschau anzeigen. Sie müssen die Dokumente also nicht erst öffnen, um Sie betrachten zu können. Voraussetzung dafür ist das agorum® core Preview-Modul.

Flexibel konfigurier- und erweiterbar

Das agorum® core Outlook-Plugin ist individuell an die Bedürfnisse der einzelnen Benutzer anpassbar. Sie können beispielsweise die Suche einschränken, erweitern oder dem Plugin weitere Funktionen hinzufügen. Auf diese Weise werden z.B. Workflows integriert, die auf Knopfdruck Dokumente in Freigabe- oder Archivierungsprozesse lenken. So bekommt jeder Benutzer genau das, was er braucht – nicht mehr und nicht weniger.

agorum® core Outlook-Plugin - Outlook als zentrale Oberfläche für DMS, E-Mail und Groupware
agorum® core Outlook-Plugin - Outlook als zentrale Oberfläche für DMS, E-Mail und Groupware