Dokumente automatisiert in Geschäftsprozesse aufzunehmen, spart viel Zeit und macht eine ganze Reihe von Abläufen wesentlich effizienter, sicherer, schneller und transparenter. Zum Beispiel beim Rechnungsdurchlauf kann durch einen Workflow sehr viel Zeit und damit auch eine beträchtliche Menge Geld eingespart werden. Im Idealfall verläuft die komplette Prozesskette bis zur Verbuchung und Überweisung komplett automatisiert, nur das Öffnen des Briefumschlages und das Einlegen des Dokumentenstapels in den Scanner müssen noch manuell bewerkstelligt werden.

Damit der Scanner und die Texterkennungs-Software die notwendigen Informationen beim Erfassen richtig erkennen und ins System überführen können, ist es allerdings notwendig, einmalig zu definieren, welche auf der Rechnung gedruckten Daten zu erfassen sind, und an welcher Position ungefähr diese Informationen auf dem Papier zu finden sind. Das Anlegen dieser Vorlagen-Formulare ist mit dem neuen Modul agorum® core DocForm-Trainer denkbar einfach und innerhalb weniger Minuten erledigt. Erkennt die OCR-Texterfassung nach dem scannen ein Rechnungsformular nicht, wird ein Workflow in Gang gesetzt, der das eingescannte Dokument an einen verantwortlichen Mitarbeiter schickt, der für die Erstellung dieser Vorlagen-Formulare zuständig ist. Der Mitarbeiter bekommt das eingescannte Dokument direkt in seiner DMS-Oberfläche im DocForm angezeigt. Die vollständig ins DMS integrierte Anwendung funktioniert dabei völlig arbeitsplatzunabhängig in allen gängigen Browsern, sowie in allen Integrationen von agorum® core, wie beispielsweise in Outlook, Open-Xchange oder dem LIFERAY-Portal. Der Mitarbeiter kann nun mit der Maus die Felder definieren, die erfasst und digitalisiert werden sollen. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wird die Rechnung weiterverarbeitet und das Vorlagen-Formular im System hinterlegt.

In der Formularvorlage sind die zu erkennenden Felder relativ zu einander verknüpft, das heißt es macht nichts aus, wenn die Rechnung beim Scannen einmal nicht hundertprozentig genau auf dem Scanner lag. Die Software erkennt beispielsweise die Absenderadresse des Rechnungsstellers und den Betreff „Rechnung“ und weiß jetzt, dass nun unterhalb davon die Kunden-, Bestell- und Rechnungsnummern vermerkt sind, rechts steht das Datum sowie die Skontofrist. Alles was davon für die Rechnungsprüfung und Weiterverarbeitung notwendig ist, wird jetzt selbstständig digital erfasst und gespeichert. Sollte es Probleme bei der automatischen Texterkennung geben, zum Beispiel weil der Druck undeutlich geworden ist oder ein unvorteilhafter Knick in der Rechnung war, erkennt die Texterfassung dies und leitet das betreffende Dokument an einen Mitarbeiter weiter, der nun die fehlenden Daten manuell ergänzen kann. Dabei werden die nicht erkannten Daten auf dem eingescannten Dokument farblich hervorgehoben, so dass die fehlenden Informationen schnellstmöglich eingegeben werden können.

Sind alle Daten erfasst, gibt es verschiedene Möglichkeiten wie der Workflow weiterverfährt, wie zum Beispiel: Ist die Bestellung, auf welche die Rechnung erfolgte bereits im System erfasst und stimmt mit der Rechnung überein, kann die Rechnungsprüfung automatisch erfolgen und die Rechnung direkt ins ERP-System und/oder Buchhaltungssystem eingebucht werden und zur pünktlichen Zahlung vorgesehen werden, um keine Skontoverluste zu erleiden. Sind die Daten nicht erfasst oder weichen von der Bestellung ab, wird die Rechnung automatisch zur Prüfung und Freigabe an den verantwortlichen Mitarbeiter weitergeleitet, der darauf entsprechend reklamieren oder die Rechnung freigeben kann. Auch mehrstufige Freigabeszenarien oder die Aufteilung der Rechnung in mehrere Freigabepositionen sind denkbar. Damit lässt sich die gesamte Prozesskette eines Rechnungsdurchlaufes im Unternehmen in einem digitalen Workflow abbilden und wesentlich effizienter gestalten.

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