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Dokumentenmanagement

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Filesharing meets DMS - kontrolliert und sicher

Virtuelle Teamräume einrichten, externe Partner in eigene Prozesse einbinden, mobil auf Ihr DMS zugreifen.

DataRoom – kontrolliertes Filesharing direkt aus dem DMS heraus

Klassisches Filesharing wird in vielen Unternehmen kritisch gesehen. Zu Recht! Deswegen haben wir agorum® core DataRoom direkt in Ihr Dokumentenmanagement-System integriert. Mit dem neuen Modul bieten Sie Ihren Benutzern die Möglichkeit, eigene virtuelle Räume zu schaffen, um Daten zu empfangen, weiterzugeben und gemeinsam zu nutzen. Im Gegensatz zum klassischen Filesharing sind Ihre Daten dabei wirklich sicher. Der Inhalt aller Datenräume bleibt nämlich auf Ihrem eigenen Server und damit unter Ihrer Kontrolle, auch wenn Sie ihn mit Kunden, Lieferanten oder externen Partnern teilen.

 

Mit dem agorum® core DataRoom arbeiten Sie auch in Datenräumen mit der gewohnten, benutzerfreundlichen Oberfläche und dem vollen Funktionsumfang Ihres Dokumentenmanagements, vom Berechtigungssystem über die komfortable Volltextsuche bis zur revisionssichereren Dokumentation aller Aktivitäten. Alles, was Ihr DMS kann, kann es auch im Datenraum. 

 

Um Dateien mit anderen Nutzern zu teilen, werden sie einfach per Klick in den entsprechenden Datenraum verlinkt und zusätzlich berechtigt. So bleibt die Datenstruktur im DMS unverändert, ganz gleich, wie viele Datenräume Sie anlegen.

Daten sicher austauschen und mobil nutzen

Ein Modul, viele Möglichkeiten: Gemeinsame virtuelle Arbeitsräume für Teams, Projekte oder die Zusammenarbeit mit Kunden einrichten. Daten aus dem DMS in sicheren Räumen mit internen oder externen Empfängern teilen. Oder verwenden Sie DataRoom einfach als bequemen Datenlieferanten für den mobilen Zugriff via Smartphone, Tablet & Co.

Sensible Daten jederzeit sicher unter Kontrolle behalten

 

Persönliche Datenräume sind für andere Nutzer erst sichtbar, wenn der Ersteller sie explizit freigibt. Dabei kann er jedem Nutzer entweder Leserechte, Schreibrechte oder den vollen Zugriff auf die Daten erlauben. Weil alle Dokumente im DMS liegen, gilt dabei das generelle Berechtigungssystem des Unternehmens, d.h. der Ersteller eines Datenraums kann maximal die Rechte weitergeben, die er selbst an einem Dokument hat. Eine unbefugte Weitergabe sensibler Daten ist somit ausgeschlossen.

Effizient im Team arbeiten mit sicheren Datenräumen

Teams oder Projektgruppen arbeiten effizienter, wenn alle den gleichen Informationsstand haben. Genauso wichtig wie der Austausch von Daten ist aber eine einfache und übersichtliche Möglichkeit der Kommunikation direkt am Dokument. Im agorum® core DataRoom können Sie Notizen an Ordner und Dokumente anhängen oder direkt an alle beteiligten Kollegen versenden. Die sehen die Notiz in einer Mitteilungsliste und können sofort reagieren. Diese Art der Kommunikation ist schneller und direkter als der Versand von internen E-Mails. Bei großen Verteilern wird zudem der Mailserver erheblich entlastet, weil das früher übliche Hin- und Herschicken von Sammelmails mit vielen oder größeren Anhängen wegfällt.

Komplette digitale Akten mit externen Partnern teilen

Über einen Datenraum können Sie komplette digitale Akten auch mit externen Partnern teilen, beispielsweise die Buchhaltung mit Ihrem Steuerberater oder die Bauakte für Ihr neues Firmengebäude mit dem Architekten. Die Empfänger haben sofort Zugriff auf alle Infos, die einen bestimmten Kunden betreffen, zu einem Projekt gehören oder für einen Vorgang wichtig sind. Eingescannte oder elektronische Dokumente aller Art, aber auch Fotos, CAD-Zeichnungen, E-Mails inklusive Anhängen, Adressdaten oder Termine teilen Sie komfortabel und ohne Ordner hin und her zu tragen. Alle Partner sind auf dem gleichen Informationsstand und arbeiten effizient zusammen.

Daten per öffentlichem Link an beliebige Nutzer weitergeben

Mit öffentlichen Links können Sie beliebige Nutzer berechtigen, Informationen aus Ihrem DataRoom herunterzuladen oder eigene Dateien in ein bereitgestelltes Verzeichnis hochzuladen. Sie versenden einfach den entsprechenden Link und der Datenraum ist für den Empfänger erreichbar, auch wenn er kein registrierter Benutzer von DataRoom ist. Noch mehr Sicherheit gefällig? Dann schützen Sie Ihre Links doch einfach mit einem Passwort oder legen ein „Verfalldatum“ fest, ab dem der Link ungültig wird.

Unterwegs offline arbeiten mit DataRoom

Von unterwegs aus greifen Sie wie gewohnt über den Browser auf Ihre Datenräume zu. Apps für iOS und Android sind in Planung. Wenn Sie offline arbeiten möchten, speichern Sie vorher alle benötigten Dateien lokal auf Ihren Laptop. Sobald Sie wieder eine Netzwerkverbindung haben, speichern Sie einfach alle Dateien zurück in Ihren Datenraum. Sie müssen sich nicht merken, an welchen Dokumenten Sie etwas geändert haben, aber die Änderungen stehen sofort allen Nutzern zur Verfügung.

Beliebig viele Datenräume mit beliebig vielen Nutzern möglich

Mit agorum® core DataRoom können Sie beliebig viele Datenräume einrichten, um die Inhalte mit so vielen anderen Nutzern teilen wie nötig oder gewünscht. Beispielsweise darf die sensiblen Buchhaltungsdaten nur Ihr Steuerberater sehen, aber der soll natürlich auch damit arbeiten können. Die Fotos vom letzten Betriebsfest sind für alle Kollegen interessant, aber Sie entscheiden, wer sie anschauen, bearbeiten oder weitergeben darf. Mit DataRoom geht beides und noch viel mehr.

Alle Vorteile Ihres agorum® core im DataRoom nutzen

Im DataRoom nutzen Sie die komplette Funktionalität Ihres agorum® core. Alle Daten sind jederzeit sicher, denn sie liegen auf Ihrem eigenen Server und sind durch das agorum® core Berechtigungssystem geschützt. Alle Änderungen werden zudem revisionssicher dokumentiert. Durch die Historisierung sind auch Vorversionen von Dokumenten jederzeit zugänglich. Gegen versehentliches Löschen hilft der Serverpapierkorb, der so eingestellt werden kann, dass er nichts vergisst. Natürlich sind alle Dateien auch in Datenräumen volltextdurchsuchbar. Sie können in Prozesse integriert werden und vieles mehr. Alles, was Ihr agorum® core Pro kann, kann es auch im Datenraum.

Dokumentenmanagement, kombiniert mit agorum® core DataRoom – Sicheres Filesharing inklusive aller DMS-Funktionen
Dokumentenmanagement, kombiniert mit agorum® core DataRoom – Sicheres Filesharing inklusive aller DMS-Funktionen
agorum® core DataRoom – Sicheres Filesharing, mobiler DMS-Zugriff, eigene Cloud
agorum® core DataRoom – Sicheres Filesharing, mobiler DMS-Zugriff, eigene Cloud
Benutzer zum agorum® core DataRoom hinzufügen und berechtigen.
Benutzer zum agorum® core DataRoom hinzufügen und berechtigen.