Es ist heute Montag der 12.Novemebr 2007. Dies ist der sechste Video-Podcast von www.agorum.com Dieser Video-Podcast richtet sich an alle, die sich mit der Auswahl und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems, Archivsystems, Zeichnungsverwaltungssystems etc. für kleine und mittelständische Unternehmen befassen. Mein Name ist Rolf Lang, ich bin Geschäftsführer der agorum Software GmbH.

Das Thema des sechsten Video-Podcast lautet:

"Die Verlinkung - Zusammenarbeit optimieren - firmeninternen eMailverkehr reduzieren"

Ich möchte in diesem Video - Podcast zeigen, wie es über die "Verlinkung" in agorum core möglich ist, die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen zu optimieren und gleichzeitig den firmeninternen eMailverkehr zu reduzieren.

Als erstes werde ich den Begriff "Verlinkung" erklären, und was darunter im Zusammenhang mit dem Dokumentenmanagementsystem agorum core zu verstehen ist.

Mit dem Werkzeug der "Verlinkung" lassen sich beliebige Ordner oder Dokumente an beliebigen Orten sichtbar machen. Dies bedeutet, dass eine Ordnerstruktur an unterschiedlichen Ordnern sichtbar ist, die Struktur selbst und die enthaltenen Dateien aber nur ein einziges mal vorhanden sind.

Wie diese Verlinkung jetzt sehr effizient in der Zusammenarbeit eingesetzt wird, werde ich jetzt an einem Praxisbeispiel zeigen:

In jedem Unternehmen gibt es verschiedene Abteilungen, die unterschiedliche Aufgaben zu erledigen haben. Diese Aufgaben sind zum größten Teil innerhalb einer Abteilung zu lösen. Trotzdem sind die einzelnen Abteilungen nicht unabhängig voneinander, sondern benötigen sehr oft die Ergebnisse aus anderen Abteilungen, auf denen ihre Arbeit aufbaut.

Dies bedeutet, es gibt unter den Abteilungen Schnittmengen, die für beide oder mehrere Abteilungen gelten.

Jetzt möchte ich dies einmal auf den Fileserver umsetzen. Jede Abteilung hat auf dem Fileserver einen Bereich, auf dem die Daten dieser Abteilung abgelegt sind.

Gibt es jetzt Daten, die für zwei oder mehrere Abteilungen gültig sind, werden diese sehr oft erstellt und dann per Mail an die andere Abteilung weitergeleitet. Dieses Mail mit der Datei als Anhang wird oftmals auch noch innerhalb der Abteilung an mehrerer Benutzer gesendet.

Sollte es Änderungen geben, werden diese Daten wieder zurückgemailt. Dann werden sie wieder geändert und ab geht es wieder zu den Empfängern der Daten. Nicht nur im Mailsystem sind diese Dateien dann zu finden, sondern meist auch auf den Dateisystemen, die als Zwischenablage für die Änderungen dienen.

Solch ein Vorgehen hat mehrere entscheidende Nachteile.

• Die Daten werden im Unternehmen mehrfach verteilt und belasten zusehends die Mailsysteme
• Die Daten sind redundant auf dem Dateiserver zu finden, jede Abteilung hat dann sein eigenes Original
• Nach einer gewissen Anzahl Durchgänge wird es immer schwieriger die aktuelle Datei zu identifizieren. Dies erzeugt dann sehr oft Missverständnisse, da von unterschiedlichen Datenständen ausgegangen wird
• Änderungen, die sich auf eine solche Datei beziehen, sind sehr Aufwendig einzupflegen, da diese jedes Mal neu "Verteilt" werden muss.

Jetzt zur Lösung dieser Arbeitsweise mit agorum core. Mit agorum core haben Sie die Möglichkeit Verzeichnisse oder Dateien an mehreren Orten sichtbar zu machen. Dies wird mit der "Verlinkung" durchgeführt. Dadurch ist es jetzt sehr einfach möglich Abteilungsübergreifende Ordner einzuführen, auf die eine oder mehrere Abteilungen zugriff haben. Und dies wird innerhalb jeder Abteilungsstruktur sichtbar gemacht.

Hier ein Beispiel:

Wir haben drei Abteilungen (Ich zeige dies mit einem User, der auf alle drei Abteilungen Zugriff hat):

• Abteilung Projekt
• Abteilung Qualitätssicherung
• Abteilung Reklamationsbearbeitung

Jetzt gibt es jeweils einen Bereich, auf dem die einzelnen Abteilungen zusammenarbeiten können. Weiter gibt es einen Bereich auf dem alle drei Abteilungen zusammenarbeiten können

Diese Bereiche sind unter dem Ordner "Gemeinsame Dateien" zusammengefasst und in jedes Arbeitsverzeichnis "verlinkt".

Hier die Sicht eines Projekt-Users, er sieht alles worauf die Abteilung Projekt zugriff hat. Hier die Sicht eines Users aus der Qualitätssicherung (Er sieht alles wo auch die QS zugriff hat)

Im Explorer habe ich jetzt das Laufwerk mit einem User gemaountet, der alle 3 Abteilungen einsehen darf. Jetzt möchte ich zeigen, dass eine Änderung des Dateinamens sofort in allen Verzeichnissen durchgeführt ist, wenn ich diese an einer Stelle ändere.

In dem Verzeichnis, in dem alle 3 Abteilungen zugriff haben sehe ich jetzt eine Datei, die in der Schreibweise nicht korrekt geschrieben ist. Ich werde diese jetzt einmal ändern von "Zwischenbercht 3414" in "Zwischenbericht 3414".

Wenn ich jetzt in die anderen Verzeichnisse springe sehen Sie, dass die Datei an allen Orten, in denen diese sichtbar ist, geändert wurde.

Wenn ich jetzt die Mitteilungen eines Projektmitarbeiters anschaue, sehen Sie, dass dieser über die Änderung dieser Datei informiert wurde.

Dies bedeutet, dass Sie sehr sehr einfach gemeinsame Datenbereiche mit Hilfe der Verlinkung vergeben können. Abteilungsübergreifende Dokumente können dadurch sehr effizient verwaltet werden. Über die Mitteilungen, die ja auch im Mailclient über RSS-Feeds eingeblendet werden können, werden alle die diesen Bereich aboniert haben über die Änderung sofort informiert.

Weitere Vorteile sind:

• Es gibt diese gemeinsame Datei nur einmal
• Dadurch ist immer ersichtlich welches das Original ist
• Mails sind nicht notwendig, da durch die Mitteilungen informiert wird
• Die Daten bleiben immer in dem System, wo diese auch hingehören. Es wird ein Verteilen der Daten in unterschiedlichen Systeme verhindert.
• Absprachen sind wesentlich effizienter, da alle Beteiligten mit dem selben Datenbestand arbeiten

Sie sehen, die "Verlinkung" ist ein sehr mächtiges Werkzeug, um Daten dort darzustellen, wo diese hingehören. Nämlich in den Arbeitsbereich der einzelnen Mitarbeiter. Auch von der Administrativen Seite ist die Verlinkung eine Minutenarbeit.

Die "Verlinkung" ist ein sehr effektives Werkzeug um unseren Leitgedanken in der Praxis optimal umzusetzen: "Sie erhalten die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort."

Weitere Informationen finden Sie unter http://www.agorum.com Bis zum nächsten interessanten Video-Podcast von www.agorum.com

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