Drehbuch: Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort - Am Beispiel von Mitteilungen und RSS-Feeds

Es ist heute Montag der 29.Oktober 2007. Dies ist der fünfte Video-Podcast vonwww.agorum.com Dieser Video-Podcast richtet sich an alle, die sich mit der Auswahl und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems, Archivsystems, Zeichnungsverwaltungssystems etc. für kleine und mittelständische Unternehmen befassen. Mein Name ist Rolf Lang, ich bin Geschäftsführer der agorum Software GmbH

Das Thema des fünften Video-Podcast lautet:

"Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort - Am Beispiel von Mitteilungen und RSS-Feeds"

Dieses Thema möchte ich Ihnen anhand eines gewaltigen Features von agorum core, den Mitteilungen, in Verbindung mit einem Standard, den RSS-Feeds, aufzeigen. RSS-Feeds erkennen Sie in Ihrem Browser oftmals an diesem Symbol.

Bei jeder Änderung oder Neuanlage eines Objektes wird von agorum core automatisch eine Mitteilung generiert, die personalisiert bereitgestellt wird und Benutzer über diese Änderung informieren kann.

Im speziellen möchte ich Ihnen den Nutzen am Beispiel aufzuzeigen, wenn die Mitteilungen über RSS-Feeds gekoppelt, dorthin gelangen, wo sie hingehören. Nämlich dorthin, wo sich der Benutzer, für den die Mitteilungen sind, befindet. Nämlich in seine gewohnte Arbeitsumgebung.

Oder anders ausgedrückt: "Die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort."

Hier einmal einige Aussagen, die ich ab und zu höre.

Zum Beispiel: "Wir nutzen keine Foren im Intranet, da die Benutzer nicht laufend dort nachschauen, was sich geändert hat oder ob ein neuer Eintrag vorhanden ist."

Oder eine andere Aussage

"Das Intranet wird einfach nicht so genutzt wie eigentlich notwendig. Änderungen werden nicht erkannt oder es muss per Mail auf solche aufmerksam gemacht werden. Kurzfristig wichtige Mitteilungen müssen trotz Intranet per Mail versendet werden"

Was bedeuten diese Aussagen.

Die Wichtigkeit eines Intranet wird gesehen, Foren und Wikis werden als wichtig und nützlich eingestuft.

Aber man ist etwas gefrustet, da der erwartete Nutzen nicht so richtig aufkommt und das Intranet nach anfänglicher Euphorie nicht mehr genutzt wird. Es ist für den Einzelnen einfach zu umständlich dort laufend nach Neuem zu suchen. Der Benutzer möchte informiert werden, wenn es etwas Neues gibt und nicht laufend nachfragen, ob es etwas Neues gibt.

Beim E-Mail hat sich dieses Verfahren ja einwandfrei durchgesetzt. O.k. es hat jetzt auch jeder seinen Mailclient offen oder schaut dort regelmäßig hinein.

Wo ist jetzt die Schnittmenge zwischen den Aussagen und den Mitteilungen. Ich möchte dies hier einmal demonstrieren.

Die Mitteilungen haben den Vorteil, dass diese automatisch bei Neuanlage oder Änderung generiert werden. Gekoppelt mit RSS-Feeds werden diese jetzt dorthin geschleust, wo sich der Benutzer meistens aufhält. Dies kann natürlich auch an mehreren "Orten" sein. Hier in diesem Beispiel an den Ort, der am meisten Kontaktiert wird, den Mailclient. Dies bedeutet, dass der Benutzer jetzt immer dann neue Infos bekommt, wenn sich etwas für ihn ändert.

Und durch den Klick auf die Meldung ist er jetzt direkt im System und kann die Information vollständig lesen. Und er kann sofort eine Bearbeitung vornehmen, ohne dass er das System wechseln muss. Hier ist z.B. ein Forum. Jetzt kann er sofort auf "Antwort" klicken und eine Antwort auf das Forum verfassen. Beim Speichern, werden jetzt wieder alle über diese Antwort informiert.

Jetzt bilden sich zusätzliche Nutzen wie eine Lawine. Die Information verbreitet sich augenblicklich. Die Information ist suchbar und wird mit den entsprechenden Suchbegriffen gefunden. Die Information ist auch für neue Mitarbeiter, die zukünftig ins Unternehmen kommen, verfügbar. Dies gilt auch für Mitarbeiter, die die Abteilung wechseln und neue Zugriffsrechte bekommen. Es wird jetzt nebenher Wissen generiert. Und alle machen mit. Warum? Einfach weil es einfach ist.

Und in Verbindung mit agorum core werden weitere Mehrwerte generiert. Die Mitarbeiter werden nicht nur über Wikis und Foren aus dem Intranet informiert, sondern auch noch über Dateien und Ordner, die sich in Ihrem Arbeitsbereich ändern. Dies ist die Integration zu einer perfekten Teamumgebung, in der jeder über das Informiert ist, was er für seine Arbeit benötigt. Dies hat auch Vorteile für Projektleiter, die immer optimal über den Projektverlauf informiert sind.

Wie sie sehen, unser Slogan, "die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort" ist nicht nur so gesagt, sondern ist in jeder Faser von agorum core erkennbar und wird unter Einbeziehung aller Möglichkeiten von den agorums aktiv gelebt.

Weitere Informationen finden Sie unter http://www.agorum.com Bis zum nächsten interessanten Video-Podcast von www.agorum.com

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