Und hier liegt auch das Problem. Durch die vielen unterschiedlichen Regularien ist die Beurteilung der notwendigen Maßnahmen sehr schwierig. Die Archivierung der E-Mails ist damit ein Anfang, da die meisten Unternehmensdokumente (Absprachen, Rechnungen, Preise, Präsentationen, Angebote, Lieferscheine) per E-Mail versendet wurden. Von entscheidender Bedeutung ist aber, dass das E-Mail Archiv keine Insellösung darstellt, sondern problemlos zu einer umfassenden DMS-Archiv-Lösung ausgeweitet werden kann.

E-Mail Archivierung mit agorum core lässt sich in unterschiedlichen Stufen abbilden. Die einfachste Stufe ist, alle E-Mails zur Achivierung per Mailfunktion in das Archiv von agorumcore zu versenden.

Die zweite Möglichkeit ist die, dass der Mail-Client zusätzlich mit agorum core verbunden wird. Dabei werden die E-Mails in agorum-core kopiert. Wenn der Mailclient die E-Mails ins Dateisystem speichern kann, können die E-Mails auch über das DMS-Laufwerk in agorumcore in den Archivbereich abgelegt werden.

Zu allen diesen Vorgehensweisen, die bis jetzt beschrieben wurden, sind unternehmensinterne Vorschriften notwendig, die genau beschreiben, welche Mails zu archivieren sind und welche nicht.

Um die Archivierung wesentlich zu vereinfachen, und dafür zu sorgen, dass alle Mails archiviert werden, ist das Zusatzmodul agorum core Mail-Adaptor entwickelt worden. Mit diesem Adaptor können die E-Mails automatisch archiviert werden.

Natürlich lassen sich weitere Prozesse an die Archivierung hängen, z.B. kann ein Workflow zu dem archivierten Dokument sämtliche Archivierungsschritte eindeutig und nachvollziehbar dokumentieren. Sollten Umformatierungen stattfinden, die die archivierten E-Mails und deren Anhänge in ein neutrales Format überführen, damit diese auch in 10 oder mehr Jahren auf jeden Fall noch lesbar sind, können Sie auch solche Prozesse mittels Workflow in den Archivierungsprozess integrieren. Sollte eine elektronische Signatur notwendig sein, so kann auch diese mit in den Archivierungsprozess integriert werden.

 

Allen beschriebenen Archivierungen gemeinsam ist das schnelle Finden über die Volltextsuche und die Attributesuche. Gemeinsam ist auch allen, dass die archivierten Daten mit Berechtigungsstempeln versehen werden können, die genau beschreiben, wer auf welche Daten Zugriff hat. Dies ist besonders dann von Wichtigkeit, wenn im Archiv die Daten in der Berechtigung für Steuer-relevant und nicht Steuer-relevant unterschieden werden, um somit einem Prüfer nur auf die relevanten Daten Zugriff zu geben, die ihm für die Prüfung ohnehin bereitzustellen sind.

Über den Verlinkungsmechanismus in agorum core kann auch dieselbe Mail, die sich im Archiv befindet zusätzlich in die entsprechende Kundenakte mitverlinkt werden. Damit wird erreicht, dass nicht nur Dokumente sondern auch E-Mails mit in den Kundenakten angezeigt werden und die Mitarbeiter über die Vorgänge bei Ihren Kunden in einer neuen Qualität informiert sind. Sämtlicher Schriftverkehr per Mail ist der entsprechenden Kundenakte zugeordnet und für jeden Berechtigten einsehbar. Der Einsteig in die elektronische Akte ist damit bereits geschafft.

Einen weiteren Nutzen lässt sich aus der E-Mail-Archivierung ziehen, wenn längst vergangene Vorgänge in einem Streitfall nachzuweisen sind. Dann lässt eine komplette Historie der Kommunikation schnell und vor allem sicher auf den Fall reagieren.

Gerne unterstützen wir Sie beim Aufbau Ihrer Mail-Archivierung und wie aus Ihrem Mail-Archiv, das ohnehin gebraucht wird, noch viele wirtschaftliche Vorteile herausgezogen werden. Dies bedeutet für Sie, Ihr Archiv ist kein Kostenfaktor sondern erhöht Ihre Produktivität.

Das agorum core SMART-Mailarchiv-Pack für 5 User, incl. dem agorum core-Pro-Server, agorum core AdminSync, agorum core Workflow, agorum core MailAdaptor und der 2 im Video vorgestellten Workflows zur Bildung elektronischer Akten, mit SQL-Datenbank* in einem Paket für:

2.900,- Euro zzgl. MwSt. 

 

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*in Verbindung mit der mitgelieferten PostgreSQL-Datenbank