Abbau der Aktenberge durch eine strukturierte Ablage im Dokumentenmanagement-System.

Ziele:

• Die digitale Ablage aller geschäftlich relevanten Daten und Dokumente zur Reduzierung der Papierablage.
• Effektive und schnelle Suche in den abgelegten Dokumenten, sowohl im Volltext als auch über die erfassten Metadaten.
• Die Verteilung und Bearbeitung der Geschäftspapiere im Unternehmen mit automatischen Workflows über das DMS abbilden.

Lösung:

Der Einsatz des Open Source Dokumentenmanagement-Systems agorum® core mit Workflow-Engine und OCR-Server. Später erfolgte die Ergänzung mit dem agorum® core DocForm, um Papierdokumente schneller und sicherer erfassen zu können

Nutzen:

• Zeitersparnis:
  Geschäftsdokumente werden automatisiert abgelegt, durch das Unternehmen geschleust und können schneller gefunden werden.
• Besserer Überblick:
  durch die Verknüpfung der Dokumente untereinander
• Platzersparnis:
  Weniger platzraubende Papieraktenordner

Projekt:

Auf der Suche nach einem Dokumentenmanagement-System, welches sich durch ein gutes Preis-/Leistungsverhältnis auszeichnet, wurden proprietäre Lösungen von heatsystems auf Grund der höheren Kosten schnell verworfen. Vor allem die mögliche Anbindung an ERP-Systeme schlug deutlich höher zu Buche als bei Open Source-Lösungen. Letztlich blieben unterschiedliche Open Source Lösungen zur Auswahl. Das Rennen machte agorum® core nicht zuletzt wegen seines ausgereiften Netzwerklaufwerks.

Die Anforderungen an das einzusetzende DMS wurden bei heatsystems schon im Vorfeld sehr detailliert definiert:

• Alle lesbaren Dokumente, egal ob auf Papier oder digital vorhanden, sollten automatisch indiziert werden, um im Dokumentenmanagement-System durchsuchbar zu sein.
  
  Umsetzung:
  Mit dem agorum® core DocForm-Modul und dem OCR-Server werden die Dokumente indiziert und im Volltext durchsuchbar gemacht. Die Suche lässt sich dabei auf bestimmte Metadaten oder Dokumententypen eingrenzen.

• Die Dokumente sollten auf alle möglichen denkbaren Arten, zum Beispiel per E-Mail, Scanner, Dateiupload, Copy & Paste, usw. in das System eingespeist werden.
  
  Umsetzung:
  Alle E-Mails werden direkt per IMAP-Schnittstelle in das Dokumentenmanagement System geholt. Die zu digitalisierenden Papierdokumente werden per Scanner direkt in ein überwachtes Verzeichnis gescannt und von dort automatisch weiter verarbeitet. Dateien können einfach wie gewohnt über das Netzlaufwerk in Verzeichnisse gespeichert oder verschoben werden.
  
  
• Zu jedem Dokument sollten Metadaten in Form von Schlagworten erfasst werden können.
  
  Umsetzung:
  Metadaten werden über ein Formular im DMS erfasst. Die Formulare können mit einem integrierten Formulardesigner angepasst werden.
  
  
• Alle Dokumente sollten im Dokumentenmanagement-System nur einmal abgelegt werden, es sollte aber die Möglichkeit bestehen, die Dokumente mit Aliasen an verschiedenen Stellen sichtbar zu machen.
  
  Umsetzung:
  Alle Daten werden bei agorum® core einmalig in einer Datenbank gespeichert und können an verschiedenen Stellen  sichtbar gemacht werden.

• Auf das DMS sollte wie auf ein normales Netzlaufwerk zugegriffen werden können.
  
  Umsetzung:
  Über das agorum® core DMS-Laufwerk erscheinen die Daten aus der agorum® Datenbank für den Anwender als ob er auf Verzeichnisse und Dateien in einem Netzwerklaufwerk zugreift.
  
  
• Die Dokumente sollten untereinander verknüpft werden können, um anzuzeigen, welche Bestellungen mit welchen Angeboten korrespondieren.
  
  Umsetzung:
  Einmal im DMS abgelegt, können Dokumente in verschiedene Verzeichnisse verlinkt werden und verhalten sich dort so, als ob sie hier abgelegt wären.
  
  
• E-Mails sollten manuell in das DMS eingeschleust und wie andere Dokumente verarbeitet werden können.
  
  Umsetzung:
  Über die IMAP-Schnittstelle werden die E-Mails in das DMS überführt und werden wie andere Dokumente automatisch in den verschiedenen Akten abgelegt.
  
  
• Verzeichnisstrukturen sollten per Script angelegt werden können (z. B. bei Neuanlage eines Kunden werden Standard-Verzeichnisstrukturen und deren Aliase automatisch mit erzeugt).
  
  Umsetzung:
  Die Verzeichnisstrukturen werden automatisch über einen Workflow angelegt, sobald ein Kunde neu angelegt wird.

• Alle Dokumente sollten versioniert werden.
  
  Umsetzung:
  agorum® core versioniert alle Dokumente automatisch, wie viele Versionen eines Dokumentes angelegt werden sollen, kann individuell eingestellt werden.
  
  
• Neue Dokumente, E-Mails, Benachrichtigungen, usw. sollten über eine Mitteilungsfunktion für die betroffenen Mitarbeiter sichtbar gemacht werden.
  
  Umsetzung:
  Für jeden Mitarbeiter lassen sich Bereiche einrichten, die überwacht werden. Sämtliche Dokumente, einschließlich E-Mails, die dort gespeichert oder verändert wurden, werden den Mitarbeitern angezeigt. Zusätzlich finden sich in den Mitteilungslisten Notizen, die an die Dokumente angehängt wurden.

Download der Referenz als PDF