Funktions-Übersicht des DMS/ECM agorum core

agorum core open ist mit allen Features ausgestattet, die die Grundlage für eine professionelle Dokumentenverwaltung bilden. Den Kern bildet das DMS-Laufwerk. Damit arbeiten Sie mit den Dokumenten im DMS, genauso, wie Sie es seither auch gewohnt sind und nutzen die ganz normalen "Datei Öffnen/Datei Speichern"-Funktionen der Programme, die Sie seither auch benutzen.

Die Enterprise Version agorum core Pro brilliert mit interessanten Zusatzmodulen und Funktionen wie z.B. Workflow und E-Mail Archiv.

Da der Kern von agorum core und agorum core Pro gleich ist, kann jeder open Anwender mit dem Produkt aufsteigen und im Zuge des professionellen Dokumentenmanagements wichtige Zusatzprodukte erwerben, ebenso wie Wartungs- und Updateverträge. 

 

Hier erhalten Sie einen Überblick über die Funktionen von agorum core open und agorum core Pro:

Integration, Protokolle, Schnittstellen

Strukturierung, Links, Metadaten

Sicherheit

Dokumenten-Suche

  • Ähnlichkeitssuche: z.B. "Schmidt" suchen und auch "Schmitt" finden
  • Wildcardsuche: z.B: "dokument*" sucht alle Worte, die mit "dokument" beginnen
  • Volltextsuche: Suche innerhalb der Textinhalte von Dokumenten
  • Attributsuche/Metadatensuche: Suche nach Attributen/Meta-Informationen der Objekte (kombinierbar mit der Volltextsuche)
  • Numerische Suche: Suche von Zahlen
  • Bereichsuche: von - bis, für Zahlenwerte aber auch für Datumsangaben
  • Suche im Ablageort: Beschränkung auf diverse Ablageorte.
  • Kombination: Alle oben aufgeführten Suchen sind miteinander kombinierbar
  • Textfilter: Textfilter für den Volltextindex von Drittherstellern sind integrierbar
  • Sofort: ein Dokument ist kurz nach dem Anlegen/Ändern auffindbar.
  • Dokumentenformate: Unterstützung zahlreicher gängiger Dokumentenformate, wie beispielsweise doc, xls, ppt, pdf, ... (Klicken Sie hier für eine vollständige Liste)
  • E-Mails: Mails sind (inklusive indizierbarer Anhänge) komplett durchsuchbar
  • Search-Highlighting: Markierung der gefundenen Wörter in den jeweiligen Dokumenten (In Pro)
  • OCR: Integration eines serverseitigen OCR-Prozesses für Bilder und PDF-Bild-Dateien (Zusatzmodul)

Dokumente verwalten

  • Links: Dokumente an verschiedenen Stellen sichtbar machen
  • Historisieren: Änderungen in einer Versionshistorie werden mitgeführt
  • Verschlagworten/Metadaten: Ein Dokument/Objekt kann um beliebige Schlagworte erweitert werden
  • Unveränderbar/Revisionssicherheit: Dokumenten-Stand einfrieren / unveränderbar machen
  • Erweiterbar: beliebig um benutzerdefinierte Attribute/Metadaten erweitern
  • interne Verknüpfungen: Verknüpfung innerhalb der Dokumente bleiben erhalten (zum Beispiel Excel auf Excel)
  • Wiedervorlage: Dokumente/Objekte können auf Termin gelegt werden
  • OneClick Bearbeitung: Wird ein Dokument gefunden, genügt ein Klick, und das Dokument wird mit dem richtigen Programm geöffnet und am richtigen Ort wieder gespeichert
  • Zeitgesteuerte Aktionen: Automatische Abläufe, zum Beispiel automatisch Archivieren nach X Tagen (beliebig erweiterbar)
  • Konvertierung: Online-Formatwandlung in PDF / HTML
  • Ereignissgesteuerte Aktionen: Änderungen an Dokumenten/Objekten erzeugen Mitteilungen an Personen, die sich für diese Änderungen interessieren
  • Sperren / Freigeben (Check-In/Check-Out): automatisch oder manuell
  • E-Mail-Integration: Mails (EML, MSG) können gespeichert und zu zugehörigen Akten abgelegt/gebündelt werden (Abbildung elektronischer Akten)
  • CRM: Integriertes Adress-Modul zur Zuordnung von Kunden zu Akten und zur Zusammenfassung von Informationen und Vorgängen zu einem Kunden.
  • Vorschau/Preview: Erstellen einer Dokumentenvorschau, so können Inhalte der Dokumente ohne Programm betrachtet werden (Zusatzmodul)

Informationsgewinnung

  • Wikis: als Dokumentationsplattform, inkl. Historie und Anzeige von Änderungsverläufen
  • Forum: Frage - Antwort, Diskussion, Meinungsaustausch, Notiz - Memo

Workflow

  • Workflow: Prozessdesigner, Integration von Systemen über WebServices, manuelle und/oder automatische Prozesse, vollständig integriert, Dokumentation der Prozessschritte. (Zusatzmodul)
  • Für zum Beispiel: Dokumenten-Lenkung, Freigabeprozess, alle Arten von automatisierten Prozessen
  • Hier finden Sie weitere Informationen zum Workflow Modul.

Archivierung/Revisionssicherheit

  • Zeitgesteuerte Aktionen: Dokumente können nach Ablauf automatisch archiviert werden
  • Historie: Je Dokument werden Änderungen protokolliert
  • Unveränderbarkeit: Dokumente können als unveränderbar markiert werden
  • TIF/PDF/A: Integration von TIF / PDF - Druckern oder automatischen Hintergrund-Konvertern (von Drittherstellerprodukten, über das DMS-Laufwerk)

Administration

Anpassungen, Individualisierung

  • Oberfläche: Oberflächensteuerung durch Berechtigung, Integration eigener Masken, Designanpassungen
  • Integration in eigene Programme: Über SOAP-Webservices, Laufwerk, RSS, IMAP4 / SMTP / POP3, FTP
  • Favoriten: Immer wiederkehrende Funktionen können als Favoriten abgelegt werden

Drittsoftware - Integration

  • Scan: Integration und Nutzung von beliebigen Scan-Programmen, inklusive deren vollen Funktionsumfang. Formulardaten über XML-Schnittstelle
  • TIF/PDF/A: Integration von TIF/PDF-Druckern aus jeder Anwendung heraus. Oder Nutzung von Hintergrund-Konvertern. (Durch Produkte von Drittherstellern)
  • FAX: Integration von Fax-Programmen, zum Senden und Empfangen
  • OCR: Integration beliebiger OCR--Drittprogramme
  • Sonstige: Jedes Programm, das auf ein Laufwerk schreiben kann ist integrierbar

Reporting/Export (Output-Management)

  • Reportgenerator: Integrierter Reportgenerator für den Export verschiedenster Informationen als PDF, DOC, XLS, ... (anpassbar)
  • Vorhandene Reports: Überblick über die gesamte Berechtigungsstruktur

Zusammenarbeit

  • Mitteilungen: Änderungen an Dokumenten/in Ordnern können überwacht werden. Man erhält dann eine Mitteilung
  • Wiki/Forum: Verteiltes Dokumentationssystem, Frage-Antwort
  • Webportal: Zugriff von jedem Ort aus auf alle Funktionen
  • RSS: Integration von Mitteilungen in eigene Programme, zum Beispiel Outlook
  • Laufwerk: Integration der Team-Arbeitsumgebung in die eigene als Laufwerk
  • USBKey: Verschlüsselter Zugriff von Partnern/Kunden von außerhalb (Zusatzmodul)

Unterstützte Datenbanken

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