REDDOXX und agorum® core: Compliance-fähige Gesamtlösung für E-Mail-Archivierung und Dokumentenmanagement

Mit dem E-Mail-Management-Experten REDDOXX hat agorum® eine gemeinsame Schnittstelle entwickelt. Das Ziel: eine Gesamtlösung für die gesetzes­konforme Archivierung elektronischer Nachrichten, verbunden mit einer unkompli­zierten Verwaltung und bestmöglichen Organisation aller unternehmensrelevanten Dokumente.

Die Lösung bietet eine effektive E-Mail-Verwaltung für Unternehmen jeglicher Größenordnung. Eine Schnittstelle verbindet dabei die E-Mail-Archivierungslösung von REDDOXX mit dem Dokumenten- und Enterprise-Content-Management-System (DMS/ECM) agorum® core. Damit befinden sich die Dokumente und E-Mails in einer zentralen elektronischen Akte, auf die der Anwender über das DMS zugreifen kann. Neben der effizienten Dokumentenablage und Informationsbereitstellung profitiert der Nutzer von umfangreichen zusätzlichen Features, wie beispielsweise E-Mail-, Workflow-, Wiki- und Foren-Funktionen sowie Adressbücher oder Kalender. So lassen sich auch elektronische Akten vollständig abbilden und in Geschäftsprozesse integrieren. REDDOXX bietet seinerseits komplette Lösungen für den 100-prozentigen Spamschutz, die E-Mail-Archivierung, -Verschlüsselung und -Signatur.

DMS und E-Mail-Archivierung in einer Hand

Über die Schnittstellenverbindung von agorum core® mit den REDDOXX-Lösungen Spamfinder und MailDepot werden alle geschäftsrelevanten elektronischen Nachrichten sicher und nach den gesetzlichen Vorgaben gespeichert. E-Mails, die an agorum® core weitergegeben werden, ordnet das System vollautomatisch den gewünschten Vorgängen zu. Die Lösung arbeitet dabei nach folgendem Prinzip: Nachdem die eingehenden E-Mails die Firewall durchlaufen haben, prüft der Spamfinder die Nachrichten auf Spam und Viren. Optional hat der User die Möglichkeit, die patentierte CISS-Filterung zu aktivieren, um einen 100-prozentigen Spamschutz zu erhalten. Dieses Verfahren prüft, ob der Absender bereits registriert ist oder nicht. Danach gelangt die E-Mail in das REDDOXX MailDepot. Das gesetzeskonforme Archivierungssystem erfasst automatisch alle Nachrichten und speichert diese rechtskonform, verschlüsselt und dauerhaft in einem vom Mailserver unabhängigen Archiv. Auf die dort hinterlegten E-Mails kann der Anwender jederzeit zugreifen, diese individuell klassifizieren und bei Bedarf weiterverarbeiten.

Automatische E-Mail-Weiterleitung an elektronische Kundenakte

Im nächsten Schritt werden alle für das DMS relevanten Mails herausgefiltert und an agorum core® weitergeleitet. Das System erkennt die jeweiligen Nachrichten anhand verschiedener Faktoren, wie beispielsweise Absender, Bestell-, Auftrags- oder Kundennummer, und ordnet sie einer zentralen elektronischen Kundenakte zu. So sind alle Informationen (E-Mails, Dokumente, Schriftverkehr, Verträge) an einem Ablageort gebündelt und für jeden Zugangsberechtigten über eine Browseroberfläche einsehbar. Die jeweiligen Mitarbeiter erhalten eine Benachrichtigung, sobald eine Mail der elektronischen Kundenakte hinzugefügt wurde. Zudem haben alle Berechtigten via Internet und mobile Endgeräte einen standortunabhängigen Zugriff auf die Dokumente und E-Mails.

Individuelle Workflows

Zusätzlich kann agorum® core individuell gestaltbare Workflows auslösen und darstellen. Ein Beispiel: Geht im Unternehmen eine E-Mail-Bestellung ein, wird folgender automatisierter Prozess eingeleitet:

Eine E-Mail wird als Bestellung erkannt.

• Ein Workflow wird ausgelöst und die zuständigen Mitarbeiter benachrichtigt.
  
  
• Einer der Mitarbeiter bestätigt die Übernahme der Bestellung und wickelt diese ab, dabei können jederzeit Daten mit an andere Systemen geschickt, ausgetauscht und synchronisiert werden (beispielsweise ERP-Systeme).
  
  
• Sämtliche Schritte der Bestellung werden protokolliert. Diese sind zentral im DMS einsehbar, von der Eingangsbestätigung über eventuelle Rückfragen bis hin zu der Zusammenstellung, dem Versand, der Rechnungserstellung und dem Zahlungseingang.
  
  
• Da immer alle Informationen zum Bestellvorgang gesammelt zur Verfügung stehen, kann das Projekt bei Bedarf von jedem Mitarbeiter direkt übernommen werden.