OEM Partner - ERP gekoppelt mit agorum core

Die Progressiv Reifen Media AG hat ihre ERP Software, TYRE-PRO, mit dem Dokumentenmanagementsystem agorumcore gekoppelt.

TYRE-PRO ist eines der führenden ERP-Systeme für den Reifenhandel. Es kommt zum Einsatz von der "Einmann-Betriebsstätte" bis zu Händlern mit mehr als 10 Filialen. Durch die Integration von online-Webshops für den Reifenhandel, elektronischen Bestellsystemen per EDI-fact und adhocEDI, die Anbindung von KFZ-Teileprogrammen und einer laufenden Produkt-Preispflege fast aller Reifen- und Felgenhersteller, ist die PRM AG ein Partner, der nahezu alle Wünsche des Reifenhandels perfekt abdeckt. Bei der Vermarktung und dem Betrieb geht die PRM AG neue Wege. Das System wird als Service angeboten, den bis jetzt schon über 100 Firmen mit über 500 Anwendern nutzen. Kurz gesagt nutzen die Anwender die Software in einem Mietmodell über das Internet ohne jede zusätzliche Middleware-Software.

Die Notwendigkeit, Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine, Gutschriften usw. abzulegen und jederzeit sofort im Zugriff zu haben, ist eine gesetzlich zu erfüllende Anforderung.

Die Archivierung von Papierdokumenten ist die bekannteste und üblicherweise angewendete Form. Andererseits verschlingt diese Art der Archivierung erhebliche Geldbeträge, ist ausgesprochen zeitaufwendig und insgesamt recht unproduktiv.

Sie erfordert ausreichenden Platz, der recht nahe am jeweiligen Arbeitsplatz liegen sollte. Trotz bester Organisation ist das Suchen sehr zeitaufwendig. Eine laufende Umorganisation der Ordner, und das Einlagern in immer entferntere Plätze, sind zeitraubend. Oftmals sind Dokumente schwer auffindbar, weil der Ordner nicht dort steht, wo man ihn erwartet, oder weil das Dokument nicht dort abgelegt ist, wo es sein sollte.

Hier ist die Archivierung der Originaldokumente aus dem ERP-System heraus, in ein elektronisches Dokumentenmanagement-System wesentlich einfacher. Dies gilt sowohl für die Ablage, da diese vollautomatisch abläuft, wie auch für das Wiederfinden eines Dokumentes, das in der Regel nur Sekunden in Anspruch nimmt. Die Archivierung von Papierdokumenten durch Einscannen und Verschlagwortung zusätzlich noch existierender Dokumente schließen den Kreis des elektronischen Archivs.

Um diese Anforderungen der Kunden abzudecken, integrierte die PRM AG das Dokumenten-Management-System agorum core. Die Integration wurde in 2 Stufen abgebildet. Einerseits werden die Rechnungen per Webservice in das agorum-DMS eingespielt. Die zweite Kopplung wurde direkt über das agorum-DMS-Laufwerk implementiert. agorum core bietet dazu eine Schnittstelle an, mit der direkt Zusatzattribute zu einer Datei abgelegt werden können.

Zusätzlich zur Volltextindizierung der so archivierten Dokumente, werden noch weitere Metadaten wie beispielsweise Kundennummer, Rechnungsnummer, Lieferscheinnummer und viele mehr, zugeordnet. Durch diese Metadaten lassen sich die Dokumente ganz gezielt und sehr schnell finden.

Durch die hohe Flexibilität der Schnittstellen von agorum core war die Integration kurzfristig realisierbar und für den praktischen Einsatz möglich.

Was uns an agorum core überzeugt hat, so Herr Genée, Vorstand von der PRM AG, ist das DMS-Laufwerk und die vielen Zusatzmodule, die es ermöglichen dem Kunden zukünftig noch weitere Vorteile anzubieten. Durch das DMS-Laufwerk von agorum core wurde das Dokumenten Management System transparent im Unternehmen eingesetzt, ohne Einarbeitung und Schulung von Mitarbeitern. Mit zusätzlichen Modulen kann der Kunde das DMS noch tiefer in seine Organisation und Prozesse integrieren. So kann z.B. durch den Mailadapter ein integriertes Mailarchiv für den gesamten email-Verkehr erstellt werden.

Dadurch bringen wir unseren Kunden einen echten Mehrwert und wir können uns voll auf unsere Kernkompetenz, nämlich der Entwicklung und Betreuung eines ERP-Systems für den Reifenhandel, konzentrieren.

Funktionen im Überblick:

• Archivierung der Belege aus TYRE-PRO heraus (interne Belege)
  • Nutzung der Schnittstelle über das DMS-Laufwerk
  • Nutzung der Webservice-Schnittstelle
• Archivierung externer Belege durch Scanning, Verschlagwortung durch Metaattribute
• Volltextindizierung gescannter Dokumente durch OCR-Modul
• Archivierung vom emails (Optional durch Mailadapter)
• Alle Dokumentformate können gespeichert werden (Text, Office, Wikis, Zeichnungen usw.)
• Volltextsuche unterstützt über 70 Formate und ist einfach um Spezialformate, z.B. CAD-Zeichnungen, erweiterbar
• Volltextsuche, Attribut/Metadaten-Suche
• Revisionssicher
• Verknüpfungen zu anderen Dokumenten (Standard) und zu Geschäftsprozessen (Workflow)
• Arbeiten wie bisher. Durch das DMS-Laufwerk arbeitet der Benutzer weiter wie gewohnt. Alle seine Programme kann er weiter verwenden. "Speichern Unter" geht in jedem Programm.
• Anhängen von beliebigen Notizen an jedes Dokument
• Personalisierter Zugriffsschutz
• Wenn gewünscht, Zugriff über das Internet durch das Webportal agorum desk4web
• GDPdU-Konform

Aus den laufend anwachsenden Datenbeständen, sowie der Verschärfung rechtlicher Vorgaben für die Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente entsteht die Notwendigkeit, für Dokumente neue Verwaltungsfunktionen und eine einfachere Handhabung einzusetzen. Für diesen Zweck sind Dokumentenmanagementsysteme konzipiert. In diesen Systemen können Daten sehr schnell abgelegt und wiedergefunden werden. Durch geeignete Indizierung greifen Sie auf die Dokumente selbst zu, wie auf einen Datensatz in einem ERP-System. Dadurch beschleunigen Sie die Arbeit mit Dokumenten um ein Vielfaches. Lange Recherchen in Schränken und Ordnern sind hinfällig. Sie sparen nicht nur Platz, sondern auch wertvolle Arbeitszeit. Im Ernstfall haben Sie sofort alle notwendigen Daten, um auf Reklamationen oder sonstige Anfragen zu reagieren. Entscheidungen können Sie schnell und objektiv treffen, immer mit der Sicherheit, dass Sie die dafür notwendigen Daten auch im Zugriff haben.

Weitere Informationen zu TYRE-PRO (Direkt zur Homepage der PRM-AG)