Was ist eigentlich ein Dokumentenmanagement-System?
Und vor allem, wozu braucht man es?
Erhalten Sie hier einen schnellen Überblick, was ein Dokumentenmanagement-System (DMS) bzw. Enterprise Content Management (ECM) System überhaupt ist und für Sie leistet.
- Auf der Suche nach dem Wartungs-vertrag
Video: Feierabend - (1:25)
(15.01.2010)
"Wo ist der Wartungsvertrag?" - Sehen Sie in diesem lustigen Video, warum Herr Lang, Geschäftsführer der fiktiven Firma infratopia, unbedingt eine Dokumentenverwaltung benötigt - Bitte mit Ton anschauen!
Dokumente verwalten, wiederfinden und organisieren
Primär dient ein DMS zur sicheren Aufbewahrung von Dokumenten, um folgendes leisten zu können:
| Schnelles Wiederfinden | Beispielsweise durch Suche nach Stichworten innerhalb von Dokumenten |
| Zuordnen zu Vorgängen | zum Beispiel welche Dokumente/Informationen gehören zu einem bestimmten Reklamationsvorgang |
| Sicheres Archivieren | damit die Dokumente auch noch nach 10 Jahren unverändert gelesen werden können, Stichwort: PDF/A |
| Integrieren in Geschäftsprozesse | zum Beispiel geführte und dokumentierte Reklamationsbearbeitung |
| Zusammenfassen von Dokumenten und anderen Informationen zu Akten | zum Beispiel, was gehört alles zu einem Kunden |
| Versionieren/Dokumenten-Historie | Was hat wann, wer geändert, was ist die aktuelle und richtige Version |
| Verwaltung von weiterführenden Informationen | zum Beispiel E-Mails+Anhänge |
| Verknüpfung von Informationen | Welche Dokumente/Mails/etc... gehören zusammen |
| Schützen von Dokumenten | Berechtigungen |
10 gute Gründe, warum eine Dokumentenverwaltung für Sie wichtig ist
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