Es gibt ein paar wesentliche Knackpunkte, die absolut wichtig sind, wenn Sie planen, erfolgreich ein DMS/ECM einzuführen:

• Das DMS muss nach der Einführung benutzt werden (Akzeptanz)
• Die Einarbeitungszeit für die Mitarbeiter muss minimal sein
• Der Aufwand, das DMS einzurichten muss so gering wie möglich sein
• Die Einbindung in Ihre vorhandene Arbeitsumgebung muss reibungslos funktionieren
• DAS DMS/ECM muss Ihre Anforderungen erfüllen
• Sie müssen sicher gehen können, dass das gewählte DMS das richtige für Sie ist. Das bedeutet, Sie müssen es vorab ausprobieren können. Damit Sie nicht aus versehen die Katze im Sack kaufen.

agorum core besitzt das DMS-Laufwerk. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter exakt genauso weiterarbeiten können, wie Sie es seither auch gewohnt sind. Beispielsweise direkt Datei Öffnen/Datei Speichern aus Ihrem Office heraus. Jedes Programm, das mit Dateien und Verzeichnissen arbeiten kann (und das sind in der Regel alle) sind sofort mit agorum core nutzbar - ohne Umstellung.

Das bedeutet für Sie:

• Sie können alle Anwendungen beibehalten, die seither auch genutzt wurden
• Ihre Mitarbeiter können genauso weiterarbeiten, wie seither auch (ohne komplizierte Umwege über das DMS gehen zu müssen)
• Dadurch ist nur eine geringe bis gar keine Schulung der Mitarbeiter notwendig.
• Alle DMS/ECM spezifischen Dinge, wie Workflow, Archivierung, Versionierung und Volltextsuche laufen im Hintergrund automatisch ab.
• Sie können Ihre bereits vorhandenen Dokumente, die seither auf normalen Dateiservern liegen einfach in das DMS kopieren, so haben Sie innerhalb von kürzester Zeit ein funktionierendes DMS.

agorum core ist Open Source:

• Investitionsschutz: da das System eine große Open-Source-Gemeinschaft besitzt und somit viel Know How vorhanden ist.
• Der Quell-Code der Software ist frei verfügbar
• Sie können das System bei sich in der IT komplett auf "Herz und Nieren" testen, bevor Sie überhaupt mit uns in Kontakt treten.
• Es gibt ein bereits fertig konfiguriertes System, damit erhalten Sie innerhalb von 5 Minuten ein komplett fertig und funktionierendes DMS.

Alles was ein professionelles DMS benötigt:

• Workflows/Prozesse
• Revisionssichere Ablage/Archivierung
• Zusammenfassen zu Kundenakten
• E-Mail-Archivierung
• Umfangreiche Suche
• OCR (Texterkennung)
• Arbeitsplatz-unabhängiger Zugriff über Web-Portal
• CRM (Adressverwaltung)
• Wikis (für Dokumentation)
• Forum (für Diskussionen)
• uvm... (Funktionsübersicht des Produktes)

Lesen Sie mehr: Was ist der entscheidende Faktor für Ihre erfolgreiche Dokumentenmanagement Einführung?