Mit dem DMS - Modul steht Ihnen ein mächtiges Werkzeug zur Verfügung, mit dem Sie Herr über die immer größer werdenden Anzahl an Dokumenten werden. Der Vorteil von agorum - DMS ist, dass das DMS vollständig in die gewohnte Arbeitsumgebung integriert ist. Sprich, Ihr Netzlaufwerk ist das DMS. Dadurch werden Ihre Dokumente so verarbeitet, wie Sie es bisher gewohnt sind. Sämtliche gewohnte Programme funktionieren weiter, wie bisher. Ihre gewohnten Ablagestrukturen (Ordner), mit denen Sie es täglich gewohnt sind zu arbeiten, bleiben erhalten. Trotzdem, erhalten Ihre Dokumente die Eigenschaften, die ein DMS ausmachen wie:

• Verschlagwortung
• Check in / Check out
• Volltext-, Schlagwort-Suche (siehe agorum core)
• Zusatzattribute
• Historisierung
• Einbindung weiterer Systeme über das Info Center (das Einbinden von externen Systemen ist über ein zusätzlich erhältliches Modul möglich)
• per Drag & Drop können Daten, z.B. Outlook oder anderen E-Mailclients, direkt in agorum DMS in die entsprechende elektronische Akte überführt werden.
• Einbindung in automatisierte Prozesse
• Scanning
• Aufbau von virtuellen Ordner-Strukturen

Dadurch haben Sie ein integriertes DMS in Ihrer Arbeitsumgebung. Was bedeutet das für Sie? Jeder Mitarbeiter wird, auch, wenn er es gar nicht merkt, ein Datenlieferant für Ihr DMS-System. So beteiligen Sie, ohne Widerstand, aktiv alle Mitarbeiter am Wachstum Ihres DMS. So verhinden Sie zum Beispiel auch, dass Dokumente doppelt gehalten werden, einmal im DMS und einmal im Dateisystem. Dadurch, dass all Ihre Dokumente sofort und ohne Umweg im DMS vorhanden sind, haben Sie sie unternehmensweit im Zugriff. Ihre Dokumente erhalten dabei automatisch all diejenigen Eigenschaften, die ein vollständiges DMS ausmachen. Ihr DMS erhält dadurch einen neuen Stellenwert, es ist ein lebendiger Bestandteil Ihres Unternehmens, weil so garantiert ist, dass es auch wirklich jeder Mitarbeiter nutzt.

Für Sie bedeutet das: die Umstellung auf ein DMS ist stressfreier. Ihre Investition ist gesichert, da garantiert ist, dass Ihr DMS genutzt wird.

Mit dem Info Center können Sie an alle Informationen in Ihrem Unternehmen gelangen. Das Info Center zeigt Ihnen die Sichten, die Sie auf Ihre Unternehmensdaten benötigen. Dadurch lassen sich alle eingeklinkten Systeme zentral mit einer Suchanfrage abfragen. Die gefundenen Daten werden Ihnen übersichtlich dargestellt. Bei dieser Darstellung können Sie sehr schnell Zusammenhänge erkennen, wie Ihre Daten verteilt sind, wo diese abgelegt sind, wie diese in den unterschiedlichen Systemen behandelt werden. Über ein Webportal können Sie von überall auf Ihre Daten zugreifen. Durch Virtualisierung können Sie Netzlaufwerke freigeben, die Ihre Daten von unterschiedlichen Systemen holen und als eine Einheit darstellen.

Das Wissensmanagement holt seine Informationen aus allen Modulen von agorum core; dem DMS, dem Archiv u.s.w. Weitere Funktionen ermöglichen es Ihnen, Wissen quasi "nebenher" zu generieren und es dort abzulegen, wo es hingehört (am richtigen Ablageort). Dafür stehen Ihnen Werkzeuge wie Foren und Wikis zur Verfügung.

Die Wikis beispielsweise protokollieren jede Änderung automatisch mit. Der Mitarbeiter kann sich die Änderungen seit seinem letzten Zugriff farbig darstellen lassen. So kann er sehr schnell erkennen, was sich seither geändert hat.

Für immer wiederkehrende Recherchen können Sie die entsprechenden Abfragen speichern und immer wieder ausführen. Kombiniert mit dem Info Center haben Sie die Möglichkeit, Recherchen unternehmensweit durchzuführen. Wikis und Foren, Dokumente und andere Informationsobjekte können mit Hilfe von Links aufeinander verweisen. Damit legen Sie ein Wissensnetz über Ihre Daten, welches für jeden einzelnen Mitarbeiter wertvolle Informationen liefert; wie zum Beispiel wichtige Zusammenhänge.

Mit dem Workflow können Sie Prozesse automatisiert ablaufen lassen. So lenken Sie beispielsweise Dokumente innerhalb eines Prozesses. Ein klassisches Beispiel ist ein Freigabe-Prozess. Diese Art von Prozessen können Sie vollautomatisiert und/oder mit Benutzerinteraktionen ablaufen. Die Schnittstellen ermöglichen es, auch externe Systeme anzusprechen. In Verbindung mit dem Info Center binden Sie sofort all Ihre dort angeschlossenen Systeme in den Workflow mit ein. Hier finden Sie die Workflow-Funktionsübersicht.

Die Zeichnungsverwaltung erlaubt es Ihnen, Ihre Zeichnungen genau dort abzulegen, wo diese benötigt werden. Es werden automatische Historien angelegt. Durch Zusatzattribute können Sie Ihre Zeichnungen noch besser klassifizieren. Das Webportal ermöglicht es Ihnen von überall auf Ihre Zeichnungen zuzugreifen. Die Änderungshistorie zeigt Ihnen, wer was und wann geändert hat. Noch flexibler geht dies in Verbindung mit dem KMS - Modul, dann können Sie zu jeder Zeichnung detaillierte Informationen ablegen. Zeichnungen können an unterschiedlichen Orten angezeigt werden, dies bedeutet beispielsweise, dass ein und dieselbe Zeichnung sowohl in der Konstruktion, als auch beim Kundenprojekt und bei der Fertigung angezeigt wird. Durch Check in / Check out - Funktionen sind Ihre Zeichnungen für die Teamarbeit gerüstet. Die Suche findet Ihre Zeichnung anhand der Daten in Ihren Zeichnungen, in den Schlagworten und in den Zusatzattributen.

Um den Überblick zu behalten, macht es Sinn, Daten zu archivieren; auch um beispielsweise die sichere Aufbewahrung zu gewährleisten und so den Gesetzen zu genügen. Dabei wird es immer wichtiger, dass Ihre Daten, selbst, wenn sie archiviert sind, dennoch schnell wieder griffbereit sind, wenn Sie sie doch wieder benötigen.

Features:

• Schnelles wiederfinden der archivierten Daten
• Manuelles Archivieren von Dokumenten
• Automatisches Archivieren von Dokumenten
  • Beispiel: Im Posteingangs - Ordner bleiben nur die Mails der letzten 30 Tage. Dann werden diese automatisch in das Mail - Archiv verschoben. Dort bleiben Sie immer noch im Zugriff des Benutzers und im Zugriff der Suchmaschine.
• Archivieren von Dokumenten per Workflow
• Im Archiv können die Dokumente festgeschrieben werden (unveränderbar)

Mit desk4web erhalten Sie ein komfortables Webportal, mit dem Sie Zugriff auf Ihre Daten von allen Orten und zu jeder Zeit aus erhalten. Sie können damit beispielsweise über Unternehmensgrenzen hinweg Teams bilden, die an gemeinsamen Daten und Projekten arbeiten. Eine Funktion dürfte im Zusammenhang der Team-Arbeit durchaus für Sie Gold wert sein: Bei jeder Aktion (zum Beispiel Speichern einer Datei) wird automatisch eine Mitteilung an alle wichtigen und beteiligten Personen im Team generiert. So entfällt das lästige: "ich muss alle Team-Mitglieder über E-Mail informieren". Dies funktioniert vollautomatisch. Natürlich kann jeder Benutzer ein Interessenprofil hinterlegen, so dass er wirklich nur über die Dinge informiert wird, die ihn auch wirklich interessieren. Dadurch hat jedes Team-Mitglied immer den vollen Durchblick bei der Zusammenarbeit.

Ideal ist hier eine Verbindung mit dem Wissensmanagement um die Arbeit über Wikis und Foren optimal zu unterstützen.

Features:

• E-Mail
• Projekt-Kalender
• Virtuelle Sichten auf die Daten, die bei Projekten benötigt werden
• Informationsmanagement über geänderte Dokumente
• Suche