basierend auf dem Leitfaden zeigen wir Ihnen hier, inwiefern das Open Source Dokumentenmanagement agorum core Sie bei der Umsetzung optimal unterstützen kann:

Wozu wird das DMS benötigt, deckt es alle gewünschten Funktionen ab?

agorum core bietet Ihnen eine große Zahl von Funktionen, die ein professionelles DMS/ECM ausmachen. Besonders die  integrierte Workflow-Maschine bietet Ihnen die Möglichkeit Ihre ganz individuellen Prozesse abzubilden und beliebig zu gestalten.
[Detaillierte Funktionsübersicht]

Wie leicht ist das System zu installieren und in Betrieb zu nehmen, wie schnell sind Sie damit produktiv?

Unser Leitspruch lautet: "DMS für jeden". Daher haben wir uns sehr viel Mühe für die Installations-Routinen gegeben. Das bedeutet für Sie, dass Sie ohne große Vorbereitung selbstständig eine voll funktionsfähige Installation von agorum core durchführen können. Sobald Sie die Installation durchgeführt haben und das System gestartet ist, steht es bereit, und Sie können sofort damit beginnen, Ihre vorhandene Dokumente hineinzukopieren.
[Herunterladen von agorum core]

Inwiefern müssen sich Mitarbeiter, die mit dem System arbeiten, umstellen bzw. ihre gewohnte Arbeitsweise verändern?

Im besten Fall gar nicht! Sobald ein System zu kompliziert zu bedienen ist, oder ein Mitarbeiter seine gewohnte Arbeitsweise ändern muss, führt dies zu Widerständen bei der Benutzung. Das kann dann oft auch dazu führen, dass das System umgangen wird, was für ein DMS nicht so gut wäre.

Daher bietet agorum core Ihnen das DMS-Laufwerk. Es handelt sich dabei um ein ganz normales Laufwerk, wie Sie es auch von Ihrer Festplatte oder einem Dateiserver her gewohnt sind. Die Funktionen Datei Öffnen/Speichern Unter funktionieren genauso, wie gewohnt mit dem Unterschied, dass diese Dokumente dann direkt im DMS landen. Für die Mitarbeiter bedeutet das: Weiterarbeiten wie seither!

Wie viel Schulung ist notwendig, damit alle Beteiligtendamit arbeiten können?

Durch das eben angesprochene DMS-Laufwerk ist bei agorum core in der Regel kaum eine Schulung notwendig. Das DMS integriert sich mit seinen Funktionen direkt in den Arbeitsbereich (Windows Explorer) des Benutzers. Sind spezielle Funktionen notwendig, wie beispielsweise der Aufruf und die Bearbeitung von Workflows, sind diese direkt über die Rechte Maustaste erreichbar - also so, wie es der Benutzer gewohnt ist: direkt dort, wo er seither auch arbeitet in seinem Dateibereich.

Bevor Sie das System kaufen, können Sie dies erstmal auf "Herz und Nieren" testen, damit es auch wirklich all Ihre Bedürfnisse abdeckt?

Kaufen Sie nicht die Katze im Sack! Es wird viel versprochen, aber ganz sicher gehen können Sie erst, wenn Sie solch ein System komplett in Ihrer eigenen Umgebung testen können. agorum core ist Open Source, und Sie können sich eine komplett funktionierende Version für Ihre Umgebung herunterladen und das System ausgiebig testen.
[Herunterladen von agorum core]

Gibt es professionelle Unterstützung für die Dokumentenverwaltung, sei es für die Einrichtung als auch für die betriebliche Unterstützung im Problemfall?

Wir bieten Ihnen rund um agorum core Wartungs- und Service-Verträge an. So erhalten Sie garantierte Reaktionszeiten und die Sicherheit, dass jemand da ist, falls was sein sollte. Auch unser Community-Forum bietet Ihnen zeitnahe und professionelle Unterstützung.
[Informationen zum Support]

Wie schnell und einfach bekommen Sie Ihre bisherigen Dokumente und andere Informationen in das System?

Über das bereits angesproche DMS-Laufwerk können Sie Ihre vorhandenen Dokumente und Verzeichnisstrukturen über "Kopieren/Einfügen" bzw. "Drag&Drop" direkt in agorum core kopieren. So sind Sie innerhalb von kürzester Zeit einsatzbereit. 

Über andere Schnittstellen, wie beispielsweise IMAP, können Sie sehr leicht E-Mails in agorum core transferieren.

Inwiefern arbeitet das Dokumentensystem zusammen mit den bereits vorhandenen Programmen?

Jedes Programm, dass Sie einsetzen und dass mit Verzeichnissen und Dateien arbeiten kann ist automatisch mit agorum core nutzbar. Zum Beispiel Ihr Office-Paket oder CAD-Programm. Selbst, wenn Sie innerhalb von Dokumenten auf andere Verweisen ist dies kein Problem für das DMS-Laufwerk von agorum core (zum Beispiel Excel-Dokumenten-Verweise).

Sie möchten Ihren bereits vorhandenen Scanner benutzen? Kein Problem, scannen Sie direkt auf das DMS-Laufwerk.

Wie gut kooperiert das DMS mit der vorhandenen IT, bzw. lässt es sich darin integrieren und koppeln (Schnittstellen)?

agorum core ist mit sehr vielen Standard-Schnittstellen ausgestattet. Zum einen gibt es das DMS-Laufwerk, welches auch eine XML-Schnittstelle besitzt. So können andere Programme erweiterte Befehle innerhalb von agorum core ausführen, zum Beispiel Metadaten speichern - und das nur, indem diese eine XML-Datei über das Laufwerk speichern!

Über die SOAP-Schnittstelle können sämtliche agorum core Funktionen nahtlos in andere Programme integriert werden. So könnten Sie zum Beispiel Ihre vorhandene Warenwirtschaft mit dem DMS verbinden.

Erfüllt es alle gesetzlichen Forderungen an ein DMS?

agorum core erfüllt alle Eigenschaften, die durch die GDPdU und AO (Abgabenordnung) gefordert sind. Und bietet einen Revisionssichere Ablage von Dokumenten und anderen Informationen.

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