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Dokumentenmanagement

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Vorhandene Mailserver in agorum® core integrieren

E-Mails und Anhänge automatisch revisionssicher archivieren und jederzeit schnell wiederfinden

Sicheres und effektives E-Mail-Management mit agorum® core

In der heutigen Geschäftswelt findet schriftliche Kommunikation größtenteils per E-Mail statt. Der Gesetzgeber verlangt eine revisionssichere Archivierung; im Unternehmen selbst geht es vor allem darum, die elektronischen Nachrichten dauerhaft zu sichern, schnell wiederzufinden und effektiv in Arbeitsabläufe einzubinden. Mit dem agorum® core MailAdaptor übernimmt Ihr Dokumentenmanagement-System das komplette E-Mail-Management, auf Wunsch sogar vollautomatisch. So entlasten Sie Mitarbeiter und Mailserver gleichermaßen und können außerdem gesetzliche und unternehmensinterne Vorschriften zuverlässig erfüllen.

Individuell an Ihre Bedürfnisse angepasste Workflows sorgen dafür, dass E-Mails und deren Anhänge jederzeit und an der richtigen Stelle im Unternehmen zur Verfügung stehen. Sind beispielsweise alle E-Mails eines Kunden in der jeweiligen Kundenakte archiviert, kann die komplette Historie der elektronischen Kommunikation lückenlos nachvollzogen werden. Neue Kollegen arbeiten sich schneller ein, sämtliche Absprachen sind sofort ersichtlich und selbst ältere Vorgänge lassen sich vollständig rekonstruieren.

Damit Sie Ihre E-Mails genauso archivieren und im DMS weiterbearbeiten können wie alle anderen Dateien, sind viele praxiserprobte Einstellungen und Filtermöglichkeiten bereits im agorum® core MailAdaptor enthalten.

E-Mails automatisch revisionssicher archivieren

Jedes Unternehmen ist verpflichtet, geschäftliche E-Mails revisionssicher zu archivieren. Mit dem agorum® core MailAdaptor können Sie diese Aufgabe guten Gewissens an Ihr Dokumentenmanagement-System delegieren. Der MailAdaptor importiert alle E-Mails inklusive der Anhänge automatisch ins DMS, wo sie mittels agorum® core FileWorkflow zuverlässig und revisionssicher nach den von Ihnen vorgegebenen Kriterien archiviert werden.

Ohne Mehraufwand ein vollständiges Mailarchiv aufbauen

Der MailAdaptor wird einmal eingerichtet und legt dann jede E-Mail automatisch und zu 100 Prozent an der richtigen Stelle ab. So entsteht Schritt für Schritt ein vollständiges Mailarchiv. Alle geschäftsrelevanten E-Mails sind zuverlässig vor Verlust geschützt und auch nach langer Zeit schnell und einfach wieder auffindbar.

E-Mails und Anhänge schnell und einfach wiederfinden

Sobald der MailAdaptor eine E-Mail ins Dokumentenmanagement-System importiert hat, steht sie für die Volltextsuche zur Verfügung, natürlich inklusive der Anhänge. Somit finden Sie Informationen in E-Mails ab sofort genauso schnell wieder wie in allen anderen Dateien, die in Ihrem DMS gespeichert sind.

E-Mails in elektronische Akten integrieren

Sie können Ihre E-Mails außerdem in beliebig viele elektronische Akten integrieren. So haben Sie einen schnellen und umfassenden Überblick über alle schriftlichen Absprachen, die beispielsweise einen Kunden oder ein Projekt betreffen.

Speicherplatz sparen, Mailserver entlasten

Im DMS gespeicherte E-Mails können sofort vom Mailserver gelöscht werden. Dieser enthält dann nur noch die aktuellsten Nachrichten und bleibt jederzeit schnell und leistungsfähig, weil insgesamt weniger Speicherplatz benötigt wird.

agorum® core MailAdaptor – E-Mails und Anhänge revisionssicher ablegen und schnell wiederfinden
agorum® core MailAdaptor – E-Mails und Anhänge revisionssicher ablegen und schnell wiederfinden