OEM Partner - Elektronische Mitgliederakte mit dem DMS / ECM agorum core

Die DATAX AG hat in ihre Mitgliedermanangement-Software D'ORG das Dokumenten-Management-System agorum core integriert. 

Die DATAX AG aus Stuttgart ist seit 1988 spezialisiert auf die Anforderungen und Bedürfnisse von Mitglieder- und Non-Profit-Organisationen. Mit dem leistungsstarken Software-Paket D'ORG bietet das Unternehmen eine Komplett-Lösung für alle Bereiche des Mitglieder- und Kontakt-Managements, der Veranstaltungsverwaltung und Finanzbuchhaltung. Durch Einbindung von agorum core steht Mitgliederorganisationen nun auch ein komplettes Dokumenten-Management-System - als Erweiterung unter dem Namen D'COR - zur Verfügung. Durch die hohe Integration mit D'ORG im Bereich "elektronische Mitgliederakte" bietet D'COR Funktionen, die die Geschäftsprozesse von Mitgliederorganisationen optimal unterstützen. Ob E-Mails, Briefe, Beitrittserklärungen, Rechnungen, Mahnungen oder Besprechungsnotizen - alle Objekte können direkt beim Partner bzw. Mitglied archiviert werden. Die Transparenz wird erhöht und der Verwaltungsaufwand deutlich reduziert.

Der D'COR-Client wird direkt über die Partnerverwaltung von D'ORG aufgerufen und bietet unter anderem folgende Funktionalitäten:

Suche nach Dokumenten im Bereich elektronische Mitgliederakte:

Die Suchmöglichkeiten von D'COR machen es sehr einfach, Dokumente aufzufinden. Von der komfortablen Volltextsuche bis hin zur feldbezogenen Detailsuche stehen vielfältige Suchoptionen zur Verfügung wie beispielsweise: Metadatensuche, Ähnlichkeitssuche, Wildcardsuche, Numerische Suche und Bereichssuche, Textfilter. Die genannten Suchmöglichkeiten können miteinander kombiniert und zum Beispiel auf diverse Ablageorte beschränkt werden. 

Alle Dokumente können einfach und schnell - unter Berücksichtung der jeweiligen Zugriffsrechte gefunden werden. Zeitaufwändiges Suchen in Ordnern oder Aktenschränken gehört der Vergangenheit an.

Postkorb-Funktionen:

Der Postkorb ist vergleichbar mit einem physischen Eingangskorb; hier befinden sich Dokumente, die bisher noch nicht archiviert wurden. Dokumente können auf unterschiedlichen Wegen in den Postkorb gelangen; zum Beispiel durch:

• Einscannen von Dokumenten
• Empfangen oder Versenden von E-Mails
• Verschieben von Objekten aus dem Netzlaufwerk in die sog. Drop-Zone
• einen Workflow-gestützten Prozess

Es stehen mehrere Postkorb-Varianten zur Verfügung; z.B. eigener Postkorb, Team-Postkorb. Für den Team-Postkorb können mehrere Benutzer berechtigt werden.

Archivierung:

Das Archiv ist vergleichbar mit einer physischen Akte, in der sich alle Dokumente befinden die nicht mehr verändert werden sollen bzw. dürfen (z.B. Beitrittserklärung, Beitragsrechnung). Die Archivierung von Objekten ist sehr einfach möglich: sie erfolgt durch Zuordnung von Objekten aus dem Postkorb direkt zu einem Partner. Bei der Archivierung können Metadaten zu dem Objekt vergeben werden, wie beispielsweise Name/Beschreibung, Ablagebenutzer, Notizen. Zudem kann ausgewählt werden, in welchem Partnerbereich das Objekt archiviert werden soll (z.B. Beitrag, Seminar).

D'COR-Drucker:

Über den D'COR-Drucker können Objekte sehr schnell und komfortabel archiviert werden. Das Vorgehen entspricht einem "normalen" Druckvorgang. Sobald ein Dokument archiviert werden soll - beispielsweise Beitragsrechnungen, Mahnungen, Serienbriefe oder E-Mails - kann dies über die übliche Programmfunktion "Drucken" erfolgen. 

Durch Auswahl des D'COR-Druckers werden Dokumente in die elektronische Mitgliederakte "gedruckt" und durch das Drucken archiviert. Die Dokumente (auch mehrseitige) werden automatisch dem richtigen Partner zugeordnet und dort archiviert. Die Zuordnung erfolgt anhand von Metadaten, die in eine entsprechende Dokumentvorlage automatisch eingefügt werden. 

So können zum Beispiel auch im Stapel erzeugte Beitragsrechnungen - ganz gleich ob es sich um 10 oder mehrere 1.000 Rechnungen handelt - auf Knopfdruck archiviert werden; D'COR ordnet jedes Dokument automatisch dem richtigen Mitglied zu. 

Weitere Informationen über DATAX unter www.datax-ag.de