Die Workflow-Komponente von agorum core basiert auf jBPM von JBoss. Dadurch steht eine extrem leistungsstarke und robuste Workflow-Engine als Basis zur Verfügung. Bei der Integration der Workflow Komponente von agorum core wurde besonderes Augenmerk auf die nahtlose Integration und der einfachen Handhabung für die Benutzer gelegt. Zudem war es auch sehr wichtig, für Workflow-Designer/Entwickler einen einfachen Einstieg zu garantieren.

Die Workflowkomponente ist in der agorum core Pro Version erhältlich.

Für den Betrieb:

• Verknüpfung von Workflow und agorum core Objekten (zum Beispiel: Auswählen eines Dokumentes und über das Menü Datei/Senden An/Workflow in agorum desk4web)
• 100% integriert in den agorum core Windows-Client
• Mitteilungssystem über ToDo's (auch über RSS-Feeds, so können zu erledigende Aufgaben auch in andere Clients eingebettet werden, zum Beispiel Outlook)
• Zuteilen von Aufgaben zu Einzelpersonen, Personengruppen oder auch Rollen (Swimlanes)
• Vollständige Integration in die Benutzer und Gruppen von agorum core
• Automatische Annahme/Abgabe-Funktion für Masken, wenn mehrere Personen definiert sind
• Vollständig integrierte Workflow-Administration in agorum desk4web (keine andere Oberfläche ist notwendig)
• Installer: Komponente ist sehr einfach nachzuinstallieren (wenn bereits ein agorum core vorhanden ist)
• Automatische Metadaten-Speicherung: sämtliche im Workflow ermittelten Werte werden als Metadaten zum Workflow-Objekt abgelegt und können so gezielt über die Volltextsuche gefunden werden.
• Automatische Variablen-Änderungshistorie: Bei einem Workflow-Prozess werden alle geänderten Variablen-Werte von einem zum nächsten Schritt als Differenz gespeichert. Im Endeffekt bedeutet dies, man kann genau sehen/nachvollziehen, welche Person "was", "in welchem Schritt" und "zu welchem Zeitpunkt" geändert hat.
• Automatische Workflow-Dokumentenverknüpfung: Sind Dokumente/Objekte (also auch Mails, Foren, etc...) an einem Workflow-Prozess beteiligt, so werden automatisch Verknüpfungen zwischen dem gelaufenen Prozess und dem jeweiligen Dokument/Objekt hergestellt. Das bedeutet, man kann jederzeit über die Verknüpfung sehen, welches Dokument wann mit welchem Workflow-Prozess lief und hat dann dort auch wieder die komplette Prozess-Historie.
• Transaktionssicher (vollständige Konsistenz zwischen agorum core und der Workflow-Engine)
• Automatischer Start von Workflows auf eingehende Dokumente/Objekte (so können auch Dokumente, die beispielsweise über das DMS-Laufwerk von einem beliebigen Programm gespeichert wurden, direkt mit einen Workflow-Prozess gestartet werden, ohne dass der Benutzer überhaupt etwas dafür tun muss, er ruft einfach auf: "Speichern unter...")
• Zwei mitgelieferte Standard-Workflows (sofort Einsatzbereit): Aufgaben-Workflow (TaskWorkflow), Freigabe-Workflow (ApprovalWorkflow)

Für Workflow-Designer/Entwickler:

• Komfortabler Workflow-Designer in der Entwicklungsumgebung Eclipse (liefert agorum auch komplett fertig und vorkonfiguriert mit, um sofort loslegen zu können)
• Schnelle Entwicklung, Programm- und Workflowänderungen werden mit einem Klick auf den agorum core Server übertragen und sind dort sofort testbar
• Maskengestaltung für agorum desk4web. Masken werden einfach wie aus Bausteinen zusammengesetzt. Es ist so sehr schnell möglich, ansprechende und vollständig in agorum desk4web (auch Windows Client) integrierte Masken für den Workflow zu definieren
• Diverse Workflow-Knotentypen:
  • Task Node: Nutzerinteraktion, Fortschritt erst nach deren Abschluss (Beispiel: Eingabemaske)
  • State Node: Keine Instanzausprägung, wartet auf externe Trigger, bevor weiter ausgeführt wird (zum Beispiel, Aktion wird an ein ERP übergeben, sobald dort etwas fertiggstellt wird, gibt es eine Rückmeldung an den Workflow und es geht weiter)
  • Fork Node, JoinNode: Splitten und Zusammenführen eines Prozesses-Weiterführung nach Terminierung aller gesplitteten
  • Node Node: Ausführung von beliebigem Code (Beispiel: Statusmeldung)
• Kanten (Übergänge von Knoten zu Knoten). Definieren von Bedingungen.
• Aktionen (reagieren auf verschiedene Ereignisse, also Aktion ausführen, wenn...):
  • Enter: Wenn ein Knoten betreten wird (zum Beispiel, kurz bevor eine Maske geöffnet wird)
  • Leave: Wenn ein Knoten verlassen wird (zum Beispiel nachdem eine Maske ausgeführt wurde)
  • Assign: Wenn eine Maske eine Person zugeteilt/abgegeben wird (zum Beispiel, wenn eine Person auf Annehmen/Abgeben klickt in der Maske)
  • Timer: Zeitgesteuerte Aktionen, wenn eine definiert Zeit abläuft zum Beispiel
• Timer-Komponente: es können Aktionen terminiert werden und nach Ablauf andere Aktionen ausgelöst werden. (zum Beispiel: bearbeiten eines Vorgangs bis.... wenn nicht bis dahin erledigt, weiterleiten an andere Personengruppe)
• Tutorialgestützte Anleitungen, die den Einstieg erleichtern
• Automatisches Protokoll-System, jede Aktion wird im Workflow als Protokoll gespeichert. Das besondere ist, dass ein Entwickler ebenfalls mit einem Befehl Informationen in dieses Protokoll in seinen selbstgeschriebenen Aktionen tätigen kann. So kann er sehr leicht Fehler suchen/finden.
• Unterstützung für Mehrsprachigkeit
• Über die Workflow-Aktionen vollen Zugriff auf die agorum core-API. So ist es möglich, jede erdenkliche Funktion von agorum core über den Workflow zu steuern (zum Beispiel Dokumente lenken, Attribute/Metadaten vergeben, etc...)

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