Es ist heute Montag der 3.Dezember 2007. Dies ist der siebte Video-Podcast von www.agorum.com Dieser Video-Podcast richtet sich an alle, die sich mit der Auswahl und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems, Archivsystems, Zeichnungsverwaltungssystems etc. für kleine und mittelständische Unternehmen befassen.

Mein Name ist Rolf Lang, ich bin Geschäftsführer der agorum Software GmbH

Das Thema des siebten Video-Podcast lautet:

"Die Volltextsuche als Navigationshilfe"

Ich möchte in diesem Video-Podcast zeigen, dass die Volltextsuche nicht nur zum Finden eingesetzt werden kann, sondern auch noch als Navigationshilfe. Damit sind Sie sofort in dem Arbeitsumfeld, das Sie für die aktuelle Aufgabe benötigen.

Hier möchte ich noch etwas weiter ausholen, um dieses Thema besser darzustellen.

Im üblichen Falle werden Daten strukturiert abgelegt. Das Ablagesystem ist entweder vorgegeben oder es kann jeder selbst so handhaben, wie es für Ihn am Besten ist. Wenn das System vorgegeben ist, können die Einen damit super umgehen, die Anderen tun sich mit dem System sehr sehr schwer. Solche Vorgaben lassen sich nur sehr schwer durchsetzen und werden sehr oft umgangen wo es geht. Dies ist einfach menschlich. Jeder hat seine eigene Logik und seine eigene Sicht der Dinge.

Beispielsweise ist es für die Einen besser, dass die Daten nach Kunden geordnet sind, die Anderen bevorzugen die Ordnung nach Projekten, die Nächsten nach den Produkten u.s.w..

Somit ist auch klar, dass Daten, die von Anderen abgelegt wurden, sehr schwierig wieder gefunden werden, wenn diese anhand des Ablagesystems gesucht werden, sprich mit der Navigation durch den Verzeichnisbaum.

Als extremes Beispiel möchte ich hier einen immer wiederkehrenden Fall zeigen:

Daten, die versehentlich über den Datei-Explorer verschoben wurden, sind nur noch durch einen Zufall auffindbar.

Sie sehen hier, ich habe die Projektakte agorum versehentlich über den Explorer verschoben und finde sie auf die schnelle über die Navigation durch die Verzeichnisse nicht mehr.

Jetzt wechsle ich in das Webportal desk4web und führe die Volltextsuche aus. Ich suche hier nur die Projektakte "agorum" und finde diese in einer anderen Projektakte wieder. Dort hätte ich diese jetzt überhaupt nicht vermutet.

Sie sehen, mit der Volltextsuche ist es völlig egal, wo die Daten stehen, Sie finden sie immer über die Volltextsuche wieder.

Wir können jetzt nochmals kontrollieren, ob die Suche richtig war. Tatsächlich, die Projektakte "agorum" steckt in einer anderen Projektakte drin. Ich mache jetzt hier die Verschiebung wieder rückgängig.

Oftmals wird das Fehlen solch versehentlich verschobener Daten erst viel später bemerkt. Dann ist man der Meinung, dass diese gelöscht wurden und spielt diese Daten von der Datensicherung wieder zurück.

Sollten zu einem späteren Zeitpunkt die verschobenen Daten wiederentdeckt werden, weis man nicht mehr, was was ist und warum es so ist.

Als nächstes Beispiel möchte ich Ihnen die Sets zeigen, dies sind Suchen, die Sie immer wieder benötigen.

Ich wähle hier die gespeicherte Suche aus: "zuletzt von mir bearbeitet" Jetzt bekomme ich alle Daten angezeigt, die von mir zuletzt bearbeitet wurden.

Und schon kann ich an den Dokumenten weiterarbeiten, wo ich gestern aufgehört habe. Hier eine Word-Datei, hier eine Excel-Datei, dann ein Wiki und noch einem Forum antworten.

Sie sehen, eine gespeicherte Suche bringt riesige Vorteile für Ihren Arbeitsfluss mit sich. Immer wieder kehrende Suchen lassen sich so bequem ablegen und immer wieder benutzen.

Sie sehen, die Volltextsuche kann als Navigationshilfe sehr einfach in die Tägliche Arbeitsweise integriert werden. Das schöne dabei ist, man kann auch nach der alten Methode weiterarbeiten.

Jetzt möchte ich noch ein Beispiel für die Volltextsuche zeigen, das sich auf eine Kundenanfrage bezieht. Ein Kunde fragt eine bestimmte Nummer an, in diesem Falle "pr.1649.13". Um die Frage des Kunden optimal zu beantworten, benötige ich alle Unterlagen, die es zu dieser Nummer gibt.

Also, diese Nummer einfach in die Suche eingeben "pr.1649.13" suchen und schon hat man alle Daten, die für die Anfrage benötigt werden. Und dies alles auch noch nebenher in einem neuen Reiter, meine aktuelle Arbeit ist davon nicht betroffen. Jetzt kann ich mir die entsprechenden Antworten aus den Dokumenten holen und diese an den Kunden weiterleiten. Fertig. Sie sehen, schnell, einfach und sehr effektiv.

Einfach mit der Volltextsuche, einfach so, ohne dass Jemand einen Mehraufwand damit hatte.

Wenn Sie auf agorum core umstellen, können Sie dieses sofort nutzen, ohne dass Sie eine grosse Einarbeitung benötigen. Und ich verspreche Ihnen, mit der Suche sind Sie bestimmt sehr oft überrascht, welche Daten-Schätze auf Ihren Dateiservern so rumliegen und wo diese liegen.

Weitere Informationen finden Sie unter http://www.agorum.com

Bis zum nächsten interessanten Video-Podcast von www.agorum.com

Hier geht es direkt zum Video-Podcast #7 .