Es ist heute Freitag der 5.Oktober 2007.

Dies ist der zweite Video-Podcast von www.agorum.com Dieser Video-Podcast richtet sich an alle, die sich mit der Auswahl und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems, Archivsystems, Zeichnungsverwaltungssystems, Workflowsystems etc. für kleine und mittelständische Unternehmen befassen. Mein Name ist Rolf Lang, ich bin Geschäftsführer der agorum Software GmbH

Das Thema des zweiten Video-Podcast lautet: "Mehrwert ohne Mehraufwand"

Der erste Video-Podcast befasste sich mit der Laufwerksschnittstelle. Ich möchte den zweiten Video-Podcast dazu nutzen, die Laufwerksschnittstelle und deren zusätzliche Nutzen weiter zu erklären.

Sobald Sie diese Schnittstelle im Einsatz haben und dadurch alle sofort im Dokumenten Managment System arbeiten, haben sie sofortige weitere Nutzen zur Verfügung, die keinerlei Arbeitszeit kosten.

Diese Nutzen sind zum Beispiel

1. Die Mitteilungen - informiert sein über Neues und Änderungen
2. Die Suche / schnelles Finden
3. Server - Papierkorb
4. Dokumenten - Historie
5. Automatischer Check in / Check out
6. Einbindung in Workflows
7. Servicefähigkeit
8. Und viele mehr

In diesem Video-Podcast möchte ich mich auf drei Nutzen, nämlich Serverpapierkorb, Historie und Suche konzentrieren. Weitere Nutzen werde ich in späteren Video-Podcasts erläutern.

Der Serverpapierkorb.

Immer wenn Daten in unserem Dokumenten Management System - Laufwerk gelöscht werden, egal ob eine einzelne Datei oder ganze Verzeichnisse, werden diese zuerst in den Serverpapierkorb abgelegt. Somit sind diese bei einem versehentlichen Löschen sofort wieder hergestellt.

Ich möchte dies hier einmal demonstrieren:

Ich gehe auf Laufwerk G: in ein Verzeichnis und lösche dort eine Datei, in einem anderen Verzeichnis lösche ich ein gesamtes Verzeichnis.

Jetzt stelle ich über das Web-Portal agorum desk4web diese gelöschten Daten wieder her. Dazu lasse ich mir alle gelöschten Dateien anzeigen und wähle die Datei aus, die wieder hergestellt werden soll. Dasselbe mache ich mit dem gelöschten Verzeichnis.

Wie sie sehen, sind alle Daten wieder vorhanden, ob einzelne Dateien oder Verzeichnisse. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass alles komplett wieder hergestellt wird, zum Beispiel die Berechtigungen, Verknüpfungen mit anderen Dateien, die Historien, einfach alles was zu dieser Datei gehört. Und noch ein Vorteil, die Datei oder Verzeichnisstruktur wird wieder so hergestellt, wie sie vor dem Löschen war. Es gibt hier keine Differenz zwischen Backup und Restore, so dass absolut keine Arbeit verloren geht und der Zustand exakt dem entspricht, der vor dem Löschen war. Dies ist ein Punkt, der auch die Datensicherheit wesentlich erhöht und einem den Schrecken vor gelöschten Daten nimmt.

Die Dokumenten - Historie

Diese sorgt dafür, dass Änderungen an Dokumenten historisiert werden. Dies kann unterschiedlichen Zwecken dienen. Einmal der Datensicherheit, indem ein Überschreiben einer Datei sehr schnell wieder rückgängig gemacht werden kann, ohne Informationsverlust, der zwischen Backup und Restore auftreten kann.

Oder Sie haben Dokumente, bei denen eine Versions-Historie vorgeschrieben ist. Diese wird hier automatisch gemacht, ohne dass Sie Arbeitszeit für diesen Vorgang investieren müssen.

Ich möchte dies einmal an unserem Beispiel-Dokument zeigen. Immer wenn es geändert wurde, ist eine Historie erstellt worden. Diese können angezeigt und wieder hergestellt werden.

Die Suche / schnelles Finden

Alle Daten, die über die Laufwerksschnittstelle bearbeitet werden sind automatisch Volltextindiziert. Dies bedeutet für Sie, dass Sie alle Dateien sofort nach beliebigen Worten, die im Text des Dokumentes enthalten sind, finden. Und das ohne, dass Sie die Dokumente manuell Verschlagworten müssen oder wissen müssen, wo diese liegen.

Dies hat auch Vorteile für neue Mitarbeiter oder Mitarbeiter, die die Abteilung wechseln.

Ich möchte die Suche einmal demonstrieren anhand unserer Beispieldatei. Dort stehen ja die Worte "agorum core und neu" in der Datei. Wenn ich jetzt nach diesen Worten suche, finde ich diese Datei. Wenn ich nur nach "core" suche, finde ich noch weitere Dateien, wo dieser Begriff vorkommt. Sie sehen, durch das schnelle Finden, werden Sie immer die Dokumente sofort im Zugriff haben, die Sie für Ihre aktuelle Arbeit benötigen. Heute diese, morgen andere. Durch die Suche wissen Sie immer sofort, wo die Dokumente sich befinden. Und Sie können sich voll auf Ihre Arbeit konzentrieren.

Weitere Informationen finden Sie unter http://www.agorum.com

Bis zum nächsten interessanten Video-Podcast von www.agorum.com

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