Das Netzlaufwerk als Dokumentensystem
Das Netzlaufwerk soll das Dokumentensystem sein?
Wie soll das gehen?
Wenn ich es so recht überlege, hat das ja enorme Vorteile.
Alle, die über das Netzlaufwerk arbeiten, sind sofort Datenlieferanten für das DMS. Ohne dass eine Einarbeitung stattfindet, ohne dass eine Schulung notwendig ist. Einfach so, denn Netzlaufwerk ist Netzlaufwerk. Die vorhandenen Strukturen sind dieselben. Mehrwerte werden so aus der täglichen Arbeit generiert, beim Speichern der Dokumente - das wird von jedem täglich gemacht, sobald neue Dokumente generiert werden oder bestehende Dokumente geändert werden.
Was sind das für Mehrwerte? Dies können Versionen sein, die die Änderungen des Dokumentes zeigen. Es können Änderungs-Informationen sein, die automatisch mitgeteilt werden. Diese Änderungsinformationen können zum Beispiel über einen RSS-Feed in Ihr vorhandenes Portal oder bei jedem Mitarbeiter in den Mailclient integriert werden. Auch hier wieder durch Integration, ohne dass Sie Ihre Arbeitsabläufe ändern müssen. Ein weiterer Mehrwert ist, dass Sie Ihre Dokumente nach dem Speichern sofort wiederfinden können: durch einen Volltextindex, der nach dem Speichern für dieses Dokument erstellt wird.
Das, was so jeder Benutzer zur Dokumentenverwaltung hinzufügt, ist schon enorm. Und das ohne Mehraufwand, einfach so, bei der täglichen Arbeit. Langjährige Benutzer können Ihr KnowHow über die Datenablage weiterverwenden, neue Benutzer können dieses Wissen schnell aufbauen. Durch die mächtige Unterstützung beim Finden ist jedes gewünschte Dokument in kürzester Zeit verfügbar. Und nebenbei bekommt man noch mit, wie die Daten strukturiert sind, auch einfach so, beim täglichen Finden.
Fazit ist, dass Sie über die überall vorhandene Schnittstelle "Netzlaufwerk" ein voll funktionsfähiges DMS erhalten, an dem automatisch jeder Benutzer mitwirkt. Dabei werden Ihre Dokumente mit allen Eigenschaften, die ein DMS ausmachen, ausgestattet.
Podcast #1: Die Laufwerksschnittstelle (DMS-Laufwerk), arbeiten wie bisher
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