agorum core, das Dokumentenmanagementsystem mit der Laufwerksschnittstelle, bietet Mehrwert ohne Mehraufwand. Ich möchte mich in diesem Artikel über die Mehrwerte für eine noch effektivere Zusammenarbeit befassen.

Bei der Zusammenarbeit an gemeinsamen Aufgaben / Projekten geht es immer darum, dass jeder im Team über den Stand der Anderen genauestens informiert ist. Weiter ist wichtig, dass jeder auf die aktuellen Dokumente zugriff hat.

Wie läuft es seither ab. Jeder vertieft sich in seine Aufgabe. Immer bereit ein Mail zu empfangen, denn der Mailclient ist immer geöffnet. Dies ist das erste Programm, das morgens gestartet wird und das letzte Programm, das abends geschlossen wird. Wenn es jetzt etwas Neues gibt, über das die einzelnen Teammitglieder informiert sein müssen, wird einfach ein Mail geschrieben. Am besten wird das Dokument oder die Dokumente, auf die verwiesen wird, einfachheithalber angehängt. Und schwubs, sind alle optimal informiert. Stimmt und stimmt nicht. Diese Information wird immer dann ausgelöst, wenn der Einzelne es für richtig hält. Auch wird sie denen zugemailt, die im Verteiler sind - meistens sind es Verteiler, die ausgewählt werden. Und wenn ich an einem Dokument 10 mal was ändere und diese Änderung jedes mal mitteile, dann hat jeder das Dokument 10 mal in seinem Mailsystem. Jedes mal mit dem selben Namen. Was fehlt ist oftmals, dass jedes mal der Verweis dabeisteht, wo es auf dem Dateiserver abgelegt ist. Ist auch nicht so wichtig, kostet ja Zeit für den Benutzer, dies jedes mal mitzuteilen. Manchmal macht es ja auch keinen Sinn dies mitzuteilen, da der oder die anderen sowieso keinen Zugriff auf den Dateiserver haben. Die anderen 9 im Projekt arbeiten auch so. Und schwubs, haben jetzt 10 Teammitglieder jedes Dokument mind. 10 mal, also sprich 100 mal in seiner Mailbox. Nicht schlecht! Und so übersichtlich! Gut das es ab und zu Meetings gibt, um den Stand des Projektes abzusprechen. Oftmals bringt jeder eine andere Version des Dokumentes mit, da es nicht mehr so ganz klar ist, welches aktuell gilt. Man kann ja schon ein Mail mal übersehen oder es wurde, ordentlich wie man ist, in den falschen Ordner strukturiert abgelegt und dort schlummert es und ist einfach mal aus dem Tagesgeschäft verschwunden.

Mit den Mitteilungen von agorum core bekommen Sie sofortigen Mehrwert ohne Mehraufwand. Über die Mitteilungen werden alle Teammitglieder über den aktuellen Stand der Dinge informiert. Jeder weis bescheid und kann direkt auf die aktuelle Datei zugreifen. Die Mitteilungen können über RSS-Feeds direkt in das Mitteilungsportal Nummer 1, den Mailclient, eingefügt werden. Jetzt wird der Mitarbeiter immer richtig informiert, und mit einem Klick hat er die aktuellen Daten im Zugriff. Und er erspart sich auch noch das Mail, das er sonst versenden muss. Und noch ein weiterer Vorteil entsteht dadurch, dass die Teammitglieder auch über Änderungen in Wikis, Foren, Ordnernamen u.s.w informiert werden. Einfach über alles, was in der Projektakte in agorum core angelegt ist. Auch über E-Mails, die dorthin zum Beispiel per Drag und Drop direkt aus dem Mailclient heraus abgelegt wurden. Einfach dazu, so dass alle Mitglieder des Teams dieses Mail im Zugriff haben und über dieses Mail informiert sind.

Für die Zusammenarbeit haben die Mitteilungen mehrere Vorteile:

• Mitteilungen werden immer generiert, egal ob Sie über die Laufwerksschnittstelle arbeiten, über das Web-Portal oder über ein anderes Protokoll wie zum Beispiel .Net, SOAP u.s.w . Jedes neue Objekt und jede Änderung an einem Objekt erzeugt eine Mitteilung. Ohne zusätzlichen Mehraufwand.
• Mitteilungen sind personalisierbar. Dies bedeutet, dass jeder Benutzer entscheiden kann, über welche Daten oder Projekte er sich informieren lassen möchte. Dies hat den Vorteil, das er genau dort informiert wird, wo dies für ihn wichtig ist.
• Durch die Mitteilungen entfallen oftmals Mails, die zusätzlich zu einer Änderung versendet werden. In Projekten ist jeder auf dem aktuellen Stand. Dadurch können Sitzungen verkürzt oder sogar reduziert werden.
• Mitteilungen können über Standorte hinweg informieren. Weiter können mehrere Partner an einem Projekt arbeiten und sind dort genauso über den Projektstand informiert.

Dies bedeutet, die Mitteilungen von agorum core haben einen enormen Mehrwert für alle, ohne dass damit ein Mehraufwand der einzelnen erforderlich ist.

Einen Video-Podcast zu diesem Thema mit interessanten Beispielen finden Sie hier: Zum Videopodcast #3 - Mehrwert ohne Mehraufwand - noch effektiver bei der Zusammenarbeit