agorum core, das Dokumentenmanagementsystem mit der Laufwerksschnittstelle, bietet Mehrwert ohne Mehraufwand. Sobald Sie Daten in agorum core ablegen, das über die Laufwerkschnittstelle so einfach geht, dass jeder so weiterarbeiten kann wie bisher, generiert agorum core Mehrwerte ohne Mehraufwand in Form von Arbeitszeit oder neudeutsch Manpower.

Diese Mehrwerte ohne Mehraufwand sind:

• Die Mitteilungen - Informiert sein über Neues und Änderungen
• Die Suche / schnelles Finden
• Server - Papierkorb
• Dokumenten - Historie
• Automatischer Check in / Check out
• Einbindung in Workflows
• Servicefähigkeit
• Und viele mehr

Ich möchte mich auf drei Mehrwerte, nämlich den Serverpapierkorb, die Dokumenten - Historie und die Suche / schnelles Finden konzentrieren. Diese sind ein wesentlicher Bestandteil für die Datensicherheit, Dokumentationspflicht und das schnelle Finden von Daten, die Sie sofort zur Verfügung haben, wenn Sie Ihre Daten in agorum core ablegen. Und dies ohne jeglichen Arbeitsaufwand. Also Mehrwert ohne Mehraufwand.

Der Serverpapierkorb

Immer wenn Daten in dem Dokumentenmanagement - System agorum core, über die Laufwerksschnittstelle oder auch über die anderen Schnittstellen, wie das Webinterface, gelöscht werden, egal ob eine einzelne Datei oder ganze Verzeichnisse, werden diese zuerst in den Serverpapierkorb abgelegt. Somit sind diese bei einem versehentlichen Löschen sofort wieder hergestellt. Der Serverpapierkorb hat einen hohen Nutzen, der keinerlei Aufwand erforderlich macht. Diese sind im Einzelnen:

• Der Administrator kann versehentlich gelöschte Dateien sehr schnell wieder herstellen
• Das System ist fehlertolerant, sprich der Benutzer hat eine höhere Sicherheit, dass keine Daten verloren gehen, und wenn er merkt, dass er etwas versehentlich gelöscht hat, ist es sehr schnell wieder hergestellt.
• Der Serverpapierkorb hält die Daten ein zeitlang, so dass auch noch nach Tagen oder Wochen darauf zurückgegriffen werden kann
• Alles ist wieder hergestellt, alle Verlinkungen, alle Rechte, einfach alles, was zu den gelöschten Dokumenten gehört.
• Ganze Verzeichnisse können wieder hergestellt werden.
• Die Wiederherstellung aus dem Papierkorb gewährleistet, dass der Zustand wieder hergestellt wird, der zum Zeitpunkt des Löschens war. Es gibt keine Zeitliche Differenz zwischen Backup und Restore. Dies gilt auch für Verzeichnisstrukturen die gelöscht wurden.
• Auch die Historien der Dateien sind wieder vorhanden

Sprich, der Serverpapierkorb nimmt den Schrecken vor versehentlich gelöschten Dateien oder ganzen Verzeichnisstrukturen.

Die Dokumenten - Historie

Diese sorgt dafür, dass Änderungen an Dokumenten historisiert werden. Dies kann unterschiedlichen Zwecken dienen. Einmal der Datensicherheit, indem ein Überschreiben einer Datei sehr schnell wieder rückgängig gemacht werden kann, ohne Informationsverlust, der zwischen Backup und Restore auftreten kann.

Oder Sie haben Dokumente, bei denen eine Versions-Historie vorgeschrieben ist. Diese wird hier automatisch gemacht, ohne dass Sie Arbeitszeit für diesen Vorgang investieren müssen.

Die Dokumentenhistorie ist ein wesentlicher Beitrag zu Ihrer Datensicherheit und für den Benutzer ist es die Sicherheit, dass versehentlich überschriebene Dateien sofort wieder hergestellt werden können. Und dies ohne jeglichen Datenverlust.

Die Suche / schnelles Finden

Alle Daten, die in agorum core abgelegt sind, werden automatisch Volltextindiziert. Es ist einerlei, ob der Benutzer über die Laufwerkschnittstelle arbeitet oder über das Webportal oder eine andere Schnittstelle von agorum core. Dies bedeutet für Sie, dass Sie alle Dateien sofort nach beliebigen Worten, die im Text des Dokumentes enthalten sind, finden. Und das, ohne dass Sie die Dokumente manuell Verschlagworten müssen oder wissen müssen, wo diese liegen.

Dies wird einfach im Hintergrund durchgeführt, ohne dass Sie einen weiteren Arbeitsaufwand investieren müssen. Dies hat enorme Vorteile für Sie:

• Daten, die Sie benötigen, können Sie sofort über die Volltextsuche wieder finden.
• Neue Mitarbeiter können sehr einfach durch die Suche von Schlagworten, Kundennummern, Rechnungsnummern, Namen u.s.w. Dokumente finden, bei denen Sie ansonsten einen erfahrenen Mitarbeiter nach dem Ablageort fragen müssen.
• Die Suche zeigt jedem die Daten an, auf die er auch berechtigt ist.
• Sollte jemand den Pfad ändern oder umorganisieren, ist dies für Sie kein Problem mehr, Sie werden die benötigten Daten sofort wieder finden
• Was auch schon fast jedem passiert ist: Sie verschieben versehentlich, und meistens unbemerkt, im Explorer Verzeichnisse in ein anderes Verzeichnis. Meistens wird dies erst später bemerkt. Durch die Volltextsuche kann jetzt sofort der neue Ablageort dieser Daten gefunden werden und die Verschiebung rückgängig gemacht werden.
• Das schnelle Finden ist ein wichtiges Werkzeug, um sich auf die eigentliche Aufgabe zu konzentrieren und nicht auf das "Finden" von den benötigten Dokumenten.

Das schnelle Finden ist für Sie der Garant, dass Sie ihre Arbeit in der Zeit erledigen können, die geplant ist. Denn ein Suchen von Dokumenten ist bei der Arbeit nicht eingeplant; ich habe wenigstens einen solchen Punkt noch nie gesehen. Dies bedeutet, wenn Sie es nicht wissen wo es liegt, dürfen Sie sich um das Auffinden kümmern. Mit der Volltextsuche von agorum core, die keinerlei Mehraufwand erfordert, haben Sie es da sehr einfach.

Einen Video-Podcast zu diesem Thema mit interessanten Beispielen finden Sie hier: Zum Videopodcast #2 - Mehrwert ohne Mehraufwand