Blog von Stefan Röcker

17 Millionen Menschen in Deutschland arbeiten täglich an einem Büroarbeitsplatz und damit wohl zu 99,9% am PC. Dabei wird das Potential, dass unsere Rechner besitzen nur in den wenigsten Fällen voll ausgenutzt. Eine Binsenweisheit verlautet ja, dass der Computer vor dem man sitzt grundsätzlich dumm ist und nur das tut was man ihm sagt. Und je nachdem wie man es sagt, macht er es gut oder weniger gut.

Mit intelligenter Software kann man die Rechner aber dazu bringen, vieles im Hintergrund so zu organisieren, dass es einem das (Arbeits-)Leben erleichtert und wesentlich effizienter macht, das freut den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber. Das Zauberwort dafür lautet: Dokumentenmanagement mit Workflows!

Was ist ein Workflow eigentlich? Wikipedia meint dazu:

“Ein Arbeitsfluss (englisch: workflow) ist eine inhaltlich abgeschlossene, zeitlich und sachlogisch zusammenhängende Folge von Funktionen, die zur Bearbeitung eines betriebswirtschaftlich relevanten Objektes notwendig sind und deren Funktionsübergänge von einem Informationssystem gesteuert werden.”

So ein “Informationssystem” ist zum Beispiel unser Open Source Dokumentenmanagement-System agorum® core. Damit automatisieren wir über Workflows verschiedenste Prozesse wie z.B. die Rechnungsbearbeitung, die Digitalisierung von Papierpost und deren Durchlauf durch das Unternehmen, die Anlage von Verzeichnissen in einer elektronischen Kundenakte und wir organisieren damit sogar unseren Vertrieb.

Der Vorteil liegt auf der Hand, ein per Dokumentenmanagement-System organisierter Workflow verursacht weniger Fehler als ein Mensch und vor allem er vergisst nichts! Nichts vergessen ist dabei in mehrfacher Hinsicht gemeint. Denn ein Workflow vergisst keine Termine, vergisst keine Informationen die einmal eigegeben wurden, er vergisst keine Urlaubszeiten und er merkt es sogar wenn z.B. wegen Krankheit eine Aufgabe liegen bleibt.

Wie das funktioniert, das erkläre ich Ihnen gerne:
Nehmen wir als Beispiel die in jedem Unternehmen typische Situation einer Rechnungsfreigabe. Um es etwas komplizierter zu machen, verwenden wir in dem Beispiel eine Lieferantenrechnung mit mehreren Posten, die von verschiedenen Mitarbeitern bestellt und von daher auch von jedem einzelnen geprüft werden müssen. Die Rechnung wird eingescannt, mit dem agorum® DocForm-Modul digitalisiert und in den Rechungsprüfungs-Workflow geleitet. Der Workflow erkennt an den erfassten Bestellnummern die Auslöser der Bestellung und meldet diesen, dass eine Rechnung eingegangen ist. Jeder kann sich nun diesen Rechnungsworkflow auf den Bildschirm holen, die Rechnung prüfen und gegebenenfalls freigeben.

Es ist nicht möglich, dass die Rechnung in einem Papierstapel untergeht und vergessen wird, denn der Workflow hat auch das Zahlungsziel, bzw. die Skontofrist erfasst (sollte Ihr Unternehmen die Geschäftspolitik verfolgen, dass Rechnungen grundsätzlich erst einmal drei Monate liegen bleiben, liese sich natürlich auch das einstellen), sollte nun ein Mitarbeiter schludrig oder aber auch einmal krank sein und die Rechnung bleibt liegen, schlägt der Workflow ab einem bestimmten Zeitpunkt Alarm und benachrichtigt über eine Mitteilung beispielsweise den Vorgesetzten, der dann entweder den Kollegen zurechtweisen kann oder im Krankheitsfall selbst die Rechnung prüfen kann. Alle für die Prüfung notwendigen Informationen, erhält er in der Übersicht des geöffneten Workflows: Die Dokumentation der bereits durchgeführten Schritte sowie alle dazugehörigen E-Mails, Dokumente, Adressdaten und Notizen. Alle relevanten Informationen zu dem Vorgang sind übersichtlich aufgelistet und direkt verlinkt.

Somit bleibt nichts liegen, was termingerecht erledigt werden muss und nichts kann übersehen oder vergessen werden. Das ist aber nur ein Beispiel für einen Workflow, es gibt noch viele andere Möglichkeiten, Dokumente, Informationen und Aufgaben mit einem Workflow effizient durch das Unternehmen zu schleusen.

Eine echte Grippe schleicht sich nicht langsam an, sondern kommt von jetzt auf gleich mit einem Donnerschlag. Da bleibt meist keine Zeit, die noch anstehenden Aufgaben an einen Kollegen zu übergeben. Deshalb ist die Gefahr groß, dass wichtige Aufgaben unerledigt bleiben.

Damit nichts Wichtiges liegen bleiben muss und die kranken Kollegen in Ruhe genesen können, dafür gibt es etwas von agorum®! Denn mit der elektronischen Akte und der Workflow-Eskalation sind Sie bei Krankheits- oder Urlaubsvertretungen immer auf der sicheren Seite!

Die elektronische Akte verschafft einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand eines Projektes, einer Kundenakte, einer Bestellung,… und das nicht nur im Krankheits- oder Urlaubsfall, auch für Mitarbeiter, die sich neu einarbeiten müssen, ist eine elektronische Akte die optimale Informationsquelle.

Schneller Überblick in der Kundenakte.
Bei einer Organisation über Kundenakten hat jeder berechtigte Mitarbeiter Zugriff auf die für ihn relevanten Informationen. So kann sich im Vertretungsfall der Kollege schnell über den aktuellen Stand eines Projektes, einer Reklamation oder den Status einer Rechnung informieren.

Alle aus- und eingehenden E-Mails, die den Kunden betreffen, werden beispielsweise automatisch erkannt und in der Akte verlinkt. Niemand muss sich manuell um die Archivierung kümmern.

Genauso werden Rechnungen, Lieferscheine, egal ob digital oder auf Papier empfangen, im DMS verarbeitet und automatisch in der Kundenakte archiviert.

Schnelles Finden von Informationen.
Die Volltextsuche in agorum® core garantiert das schnelle Finden, auch wenn der Mitarbeiter den Kunden nicht kennt. Ein einziges Stichwort genügt und die relevanten Objekte werden übersichtlich mit dem hervorgehobenen Suchbegriff aufgelistet.
Durchsucht werden nicht nur alle Dokumente, sondern gleichzeitig auch alle E-Mails und deren Anhänge. Wobei selektiert werden kann welche Objekte durchsucht werden sollen. Z.B. nur E-Mails oder nur Dokumente.

Metadaten, wie beispielsweise eine Rechnungsnummer, lassen sich ebenfalls suchen, auch hier kann selektiert werden, nach welchem Kriterium gesucht werden soll.

Kollege übernehmen Sie!
Workflowaufgaben, die der kranke Mitarbeiter  nicht durchführen kann, warten nicht geduldig, bis die Krankheit überstanden ist, sondern melden sich automatisch beim Vorgesetzten oder einem Kollegen, dass sie bearbeitet werden müssen.

Sollte zum Beispiel eine Rechnung schnell geprüft werden, weil die Skontoabzugs-berechtigung abläuft, eskaliert der Workflow und schlägt Alarm.

Keine wichtige Aufgabe bleibt liegen, nichts wird vergessen, Anfragen können schnellstens bearbeitet werden.

Für viele ist Dokumentenmanagement noch ein sehr abstraktes Thema. Deshalb hier einmal ein paar Basics von agorum® core anhand von Screenshots dargestellt.

DMS ganz einfach – mit dem Windows Explorer weiterarbeiten wie gewohnt

Alle Daten im DMS liegen in einer Datenbank, bei den Anwendern erscheint diese aber als ganz normales Netzlaufwerk. Ein gesondertes ein- und auschecken oder ein Import der Dateien ist nicht notwendig. Einfach in ein Verzeichnis speichern oder kopieren.

Papierdokumente digitalisieren und Dokumente revisionssicher archivieren.

Rechnungen, Lieferscheine oder normale Korrespondenz, alles kann mit einem gewöhnlichen Scanner in ein Verzeichnis gescannt werden. Das Verzeichnis wird vom DMS überwacht, sobald eine Datei dort abgelegt wird startet die Texterkennungssoftware und erfasst die Texte von den Papierdokumenten.

Das Dokument wurde vom OCR als Rechnung erkannt, der Name wurde geändert und die Metadaten erkannt. Alle Daten wurden einmalig in der DMS-Datenbank gespeichert. Da hier auch der Lieferant erkannt worden ist und bereits eine  Akte besteht, wurde die Rechnung in seine Lieferantenakte verlinkt. Zusätzlich wurde die prüfungsrelevante Rechnung einen in Verwaltungsbereich verlinkt, der nur prüfungsrelevante Dokumente enthält. Bei einer Betriebsprüfung muss dem Prüfer nur dieser Bereich gezeigt werden, ohne dass er den Rest der Daten sieht. Bei der Rechnung wurde im System ein Flag gesetzt, dass diese Rechnung als unveränderbar deklariert, damit ist die Rechnung auch revisionssicher abgelegt.

Schluss mit dem Fileserverchaos – Dokumente schnell wiederfinden

Sind die Daten noch als Papier in Aktenordnern archiviert, wird das Suchen sehr schwer. Auch eine ungeordnete digitale Archivierung macht das Suchen nicht viel einfacher. Eine geordnete Ablage im DMS mit Volltextsuchfunktion und einschränkbarer Suche vereinfacht das Auffinden von Dokumenten enorm.

Protokollierung / Historisierung
Aus versehen überschriebene Dateien gehören der Vergangenheit an, denn das DMS archiviert die einzelnen Versionen eines Dokuments. Wie viele Versionen gespeichert werden sollen, lässt sich individuell einstellen.

Aufbewahrungsfristen einhalten

Ganz einfach vorgeschrieben Aufbewahrungsfristen exakt einhalten.

Rechnungen am Bildschirm prüfen und freigeben

Rechnungen können mit dem DMS direkt am Bildschirm geprüft und freigegeben werden. Damit lassen sich auch die vom Gesetzgeber geforderten Prüfpfade für elektronisch eingegangene Rechnungen ohne Signatur abbilden.

Von der Outlook-Integration unserers Dokumentenmanagement-Systems bin ich ja schon von Anfang an begeistert. Und seit mir bei einem Plausch unter Kollegen auf der DMS-Expo 2011, der Vertreter eines anderen namhaften DMS-Herstellers gestanden hat, dass deren Outlook-Integration doch eher ein Marketing-Gag als ein wirklicher Mehrwert sei, bin ich auch absolut sicher, dass unsere Vollintegration in die Outlook-Oberfläche auf dem Markt der Dokumentenmanagement-Systeme bisher absolut einmalig ist.

Und sie wird weiterhin verbessert und ausgebaut! Fragt mich doch unser Entwicklungsleiter Herr Schulze heute Morgen beiläufig und mit einem Lächeln auf den Lippen, ob er mir als “offiziellem agorum®-Outlook-Tester” schon das neue Outlook-Plugin zur Verfügung gestellt hätte. Nein, dass hatte er bisher noch nicht! Da ich nicht nur neugierig bin, sondern neues “Spielzeug” natürlich auch unverzüglich ausprobieren muss, habe ich mir schnell die Installations-Datei vom Server geholt und gleich installiert.

Preview aller gängigen Dateien direkt in Outlook
Nachdem Neustart von Outlook fällt mir sofort ein neues, fast schon unscheinbares Icon in der Bedienleiste auf, welches ich aber sofort wiedererkenne. Sehr schön! Auch in Outlook ist jetzt die Preview-Funktion verfügbar. Alle meine Bilder, Grafiken, Tabellen und Texte kann ich mir jetzt direkt als Vorschau in Outlook anzeigen lassen, ohne die zugehörige Software starten zu müssen. So weiß ich schnell, ob es auch die Datei ist, die ich brauche. Beim Durchklicken durch die Verzeichnisse stelle ich erfreut fest, dass sich die Geschwindigkeit mit der sich die Ordner aus dem Dokumentenmanagement-System öffnen und schließen mehr als deutlich verbessert hat. In Rekordzeit bin ich in meinem Marketing-Verzeichnis. Zugegeben, dass war bei der Vorgänger-Version noch nicht ganz optimal, ist jetzt aber überhaupt kein Problem mehr.

Notizen an die Kollegen und E-Mail-Attachments direkt anhängen.
Ein Rechtsklick auf eine Datei offenbart die nächsten Neuerungen, die mir das (Arbeits-)Leben definitiv vereinfachen werden. Zunächst kann ich nun auch in Outlook Notizen direkt an jede Datei und jedes Verzeichnis hängen, um meine Kollegen Hinweise zu der Datei zu geben oder Fragen dazu zu stellen. Außerdem ist es jetzt möglich per Rechtsklick, Dateien direkt als Anhang in eine Outlook-Mail zu integrieren. Es kommt aber noch besser! Herr Schulze zeigt mir, dass ich die Dateien auch per Drag & Drop oder per Str-C/Str-V an E-Mails anhängen kann. Damit habe ich nun alle Funktionen unseres Dokumentenmanagement-Systems schnell erreichbar in Outlook integriert. Faktisch kann ich damit komplett mit dem DMS arbeiten, ohne Outlook verlassen zu müssen. Perfekt!

Nun leider noch eine schlechte Nachricht für Sie. Während ich mich schon an der Outlook-Integration unseren Dokumentenmanagement-Systems erfreuen kann, müssen Sie sich noch ca. 2-3 Wochen gedulden. Die neueste Version steht leider erst ab Mitte November zum Download zur Verfügung.

Bekommen Sie auch jeden Tag viel Papier in Form von Briefen, Rechungen und Bestellungen in den Briefkasten? Oder haben Sie Lieferscheine, Apothekenrezepte und alle möglichen sonstige Dokumente im Überfluss, die Sie gerne viel einfacher und schneller in den Griff bekommen wollen? Ja? Dann habe ich eine interessante Mittteilung für sie! Es gibt jetzt das agorum® DocForm-Modul: Damit machen Sie aus Ihren Papier- und PDF-Dokumenten im Handumdrehen weiterverwertbare digitale Daten, die über das Dokumentenmanagement-System rasend schnell im Unternehmen verteilt und ohne weiteres Zutun in andere Systeme überführt werden können.

Das DocForm-Modul ist eine sehr feine Sache, reduziert sich doch somit der Aufwand im Umgang mit solchen Dokumenten auf ein Minimum! Wie das funktioniert zeigt Ihnen unser Geschäftsführer und Entwicklungsleiter Oliver Schulze in einem kurzen Video:

Weitere Infos und Videos gibt’s unter: http://www.agorum.com/docform