heute werden wir den Schulungs-Bereich mit einem neuen Recht versehen. Bis jetzt ist dieser ja Private von dem Benutzer, mit dem Sie die Scripte ausgeführt haben. Jetzt legen wir einen ACL mit READ-Recht an und ordnen diesen ACL dem Schulungsbereich so zu, das der ACL vererbt wird und alle gleichen ACL ersetzt, wie vom Startfolder.
Dem ACL selbst ordnen wir noch eine Gruppe mit READ zu. Dieser Gruppe teilen wir unseren zuvor angelegten Benutzer als Member zu.
Wenn Sie sich nach dem ausführen des Scriptes mit dem Benutzer partner_a.user anmelden, hat dieser jetzt den XML-Script-Schulungs – Bereich unter Dateien.
Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Lesen und beim Testen der hier gezeigten Beispiele.
Heute werden wir einen Benutzer anlegen. Der Benutzer soll der Benutzer für Partner a sein. Der Name des Benutzers ist partner_a.user.
Für die Ablage des Benutzers in der Benutzerverwaltubng werden wir dort noch den Ordner “XML-Script-Schulung” anlegen, unter den wir den Benutzer ablagen.
heute werden wir einen Partnerbereich anlegen und im Partnerbereich eine Akte für Partner A anlegen. Beim Anlegen der Ordner werden wir auf die vorhandenen ACl aus der letzten Übung zugreifen. Den Partnerbereich werden wir relativ anlegen, ab dem Ordner, in dem das XML-Script ausgeführt wird.
Diese Datei bitte im Ordner “XML-Script-Schulung” ausführen. Dazu über den Baum in den Ordner navigieren und danach erst das XML-Script ausführen. Dies ist notwendig, da im Script nur ein relativer Verweis auf die Verknüpfung gemacht wird. Sind Sie in einem anderen Ordner, so wird die Ordnerstruktur dort angelegt.
Nachdem das Skript ausgeführt wurde liegt folgende Ordnerstruktur vor:
…./XML-Script-Schulung/Partnerbereich/Partner A
Jetzt können Sie anhand der Ordner und einem Benutzer prüfen, ob die Rechte so sind wie erwartet. Dazu gehen Sie mit dem roi-Benutzer in das Webportal agorum desk4web und pflegen einen Benutzer in die Gruppen ein. Diesen Benutzer dann mit der ACL-Überwachung prüfen.
Hier das Vorgehen:
Einen Benutzer aus der Benutzerverwaltung in die Zwischenablage kopieren. Beim selben Benutzer auch die ACL-Überwachung einschalten.
Den Benutzer jetzt in die Gruppe GRP_XML-Script-Schulung-Partner_A_ALL als Mitglied kopieren.
Jetzt unter Dateien in den Ordner “XML-Script-Schulung/Partnerbereich/Partner A” navigieren. Durch die ACL-Überwachung wird jetzt farbig angezeigt, welches Recht der Benutzer in den einzelnen Ordnern hat. Hier sollte der Benutzer im Ordner Partnerbereich READ haben und im Ordner Partner A ALL
Jetzt denselben Benutzer in die Gruppe GRP_XML-Script-Schulung-Partner_A_READ als Mitglied zusätzlich kopieren.
Jetzt den Baum neu darstellen damit das neue Recht angezeigt wird. Jetzt sollte der Benutzer im Ordner Partnerbereich READ haben und im Ordner Partner A auch READ haben. Durch den Aufbau des ACL haben wir dies so eingestellt, dass die Priorität von NOT nach READ nach ALL geht.
Jetzt denselben Benutzer in die Gruppe GRP_XML-Script-Schulung-Partner_A_NOT als Mitglied zusätzlich kopieren.
Jetzt den Baum neu darstellen damit das neue Recht angezeigt wird. Jetzt sollte der Benutzer im Ordner Partnerbereich READ haben und im Ordner Partner A kein Recht mehr haben. Durch den Aufbau des ACL haben wir dies so eingestellt, dass die Priorität von NOT nach READ nach ALL geht.
So, das war jetzt ein kleines Beispiel, wie Sie Strukturen mit der entsprechenden Berechtigung anlegen können.
Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Lesen und beim Testen der hier gezeigten Beispiele.
heute habe ich die den Dokumentenscanner SCEYE LED an unser Demo-System angeschlossen. Gescannte Dokumente fließen direkt in meinen Demo-Posteingang rein und werden vom Posteingangsworkflow verarbeitet. Der Scanner hat für meine Demo mehrere Vorteile wie Transportabilität, Strom über den USB-Anschluss und schnell aufgestellt. Weiter sieht es cool aus. Hier bin ich mit dem Scanner in Aktion:
SCEJE LED Scanner mit dem Dokumentenmanagement System agorum core im Einsatz
Das OCR-Modul von agorum core sorgt dafür, dass die gescannten Dokumente volltextdurchsuchbar sind, egal von wo diese in agorum core eingestellt werden. Hier beim Scanner wird das Dokument an einer beliebigen Stelle ins DMS-Laufwerk abgelegt. Ein Dokument für den OCR kann auch als Anhang an einem E-Mail hängen oder per Webdav oder Webservice (SOAP) ins System eingestellt werden.
Durch das DMS-Laufwerk von agorum core kann jeder Scanner angeschlossen werden, der die gescannten Dokumente in ein Netzlaufwerk ablegen kann. Ein Workflow, der einen Scan-Eingangsordner überwacht, verarbeitet dann die gescannten Dokumente automatisch. Den Dokumenten wird ein Dokumenttyp wie z.B. Lieferschein zugeordnet. Die Dokumente werden mit weiteren Metadaten wie Kundennummer, Lieferscheinnummer, Rechnungsnummer u.s.w versehen und können anhand dieser Daten an die entsprechenden Kundenakten verschoben/verlinkt werden.
Dokumente und Ordner aus der Dokumentenverwaltung lassen sich nun direkt mit Kontakten, Leads, Firmen usw. aus SugarCRM verknüpfen. Dabei hat der Benutzer verschiedene Möglichkeiten, die gewünschten Dokumente aus agorum core auszuwählen. Zum einen kann er manuell durch die Ordnerstruktur in der Dokumentenverwaltung navigieren. Zum anderen erleichtert die Volltextsuche das Finden und Verknüpfen der Dokumente. Schließlich zeigt ein Mausklick die zuletzt geänderten oder erstellten Dokumente an. So lassen sich komfortabel aus SugarCRM die in agorum core gespeicherten Dokumente auswählen und verknüpfen.
agorum core ist ein Open-Source-Dokumentenmanagement-System mit DMS-Laufwerk. Dieses arbeitet wie ein Netzlaufwerk. Anwender können es wie ein ganz normales Laufwerk ansprechen, ohne eine Schulung oder relevanten Einarbeitungsaufwand zu benötigen. Das DMS-Laufwerk speichert beispielsweise Dokumente aus einer Office-Anwendung in agorum core. Die Erweiterung Sugorum verknüpft sie nun direkt mit SugarCRM. Der Effekt: Zu einem Kunden gehörende Dokumente lassen sich aus dem CRM-System aufrufen, bearbeiten und wieder speichern. Ein Klick auf einen verknüpften Ordner öffnet den Windows-Explorer, und der Benutzer kann unmittelbar auf Dokumente in diesen Ordner zugreifen. So arbeitet der Anwender weiter, wie er es gewohnt ist – aber das direkt aus SugarCRM heraus.
„Wir sind besonders beeindruckt von der Möglichkeit, Dateien über das Laufwerk per Drag and Drop zu verwalten und diese dann in SugarCRM zur Verfügung zu haben“, erklärt Clemens von Dincklage, Geschäftsführer von MyCRM, Esslingen. „Außerdem ist die Volltextsuche in Dateien und E-Mail-Anhängen ein gesuchtes Feature, das nun für CRM-Anwendungen bereitsteht.“
Aus SugarCRM ohne Umwege auf Dokumente zugreifen zu können, die zu einem Kontakt gehören, erhöht den Komfort der Anwendung und sorgt für Durchgängigkeit. Dass Anwender dafür nicht mehr brauchen als den ihnen ohnehin geläufigen Umgang mit Windows und Laufwerken, ist für sie eine große Erleichterung und sorgt für mehr Akzeptanz.
Das Plugin für SugarCRM ist als Open-Source-Software unter GPLv2 verfügbar. Es steht ab sofort hier zum Download bereit: Download SugarCRM Dokumentenmanagement Modul
Wer das Plugin in einer Live-Vorführung erleben möchte, kann sich ein Video anschauen, dass die Kopplung beider Systeme zeigt: Video zur SugarCRM DMS Integration
